Pot fi angajaţii monitorizaţi de la distanţă?

Revoluţia digitală din ultimul an alături de stoparea interacţiunii clasice dintre companii şi potenţialii clienţi sau parteneri de business, au arătat următorul lucru: ”comunicarea online nu e un moft”. 

Pentru a fi relevant chiar şi în situaţii de criză, e nevoie de ceva mai mult decât o postare “aruncată” în social media o dată pe lună. Deci, datorită contextului creat, asistăm în prezent la un boom de joburi disponibile mai ales în industriile creative sau IT.

Întrucât o mare parte dintre ele se desfăşoară în sistem remote, nu de puţine ori am observat că se specifică încă din faza de recrutare că noii salariaţi vor fi monitorizaţi cu ajutorul anumitor softuri, cum ar fi TeamViewer. Astfel, apar neclarităţi legate de posibilitatea firmelor de a adopta asemenea practici.

Ce este un soft de monitorizare remote?

Chiar dacă rezultatele angajaţilor ar trebui să ocupe un loc prioritar, şi nu neapărat modalitatea de obţinere, numeroase companii găsesc dificilă gestionarea echipelor de la distanță, deoarece nu implică o modalitate directă de a vedea ce fac sau unde se află în orice moment membrii departamentelor, așa cum este cazul unui birou fizic. Un software “de urmărire” vine să rezolve fix această problemă.

În principiu aceste aplicaţii înregistrează şi monitorizează activitatea angajaţilor, oferind acces de la sediul firmei sau de la distanţă la ecranele calculatorului în timp real, precum şi la informaţii de tipul: taste apăsate, capturi de ecran periodice ale spaţiului de lucru al angajatului, programele deschise sau închise şi lista tuturor site-urilor vizitate. Soluţia exclusiv software poate fi instalată în doar câteva minute şi nu necesită alt hard separat. Totodată, reprezintă o variantă accesibilă întrucât nu necesită aptitudini speciale sau pregătire în domeniu pentru configurare şi utilizare. Printre cele mai cunoscute programe de acest tip se numără: ActivTrak, Time Doctor, TeamViewer, Top Tracker, Workpuls, EmpMonitor, Teramind etc.

Când este monitorizarea legală?

Când vorbim de monitorizarea salariaţilor se pune problema realizării unui echilibru între dreptul la viață privată al angajaţilor și interesul legitim al managerilor de a-şi proteja afacerea împotriva oricărei acțiuni dăunătoare. Pe de altă parte, indiferent de tehnologia folosită, angajatorii trebuie să ţină cont de trei aspecte fundamentale:

1. Finalitate – supravegherea trebuie să aibă un scop legitim și precis, care să justifice prelucrarea datelor personale în cadrul activităților de monitorizare. De exemplu, angajatorul observă că în ultima perioadă productivitatea angajaţilor a scăzut considerabil şi doreşte să vadă cărui fapt se datorează acest lucru.
2. Transparență – angajații vor fi clar informați cu privire la activitățile de monitorizare desfășurate de către angajator, scopul acesteia şi eventualele măsuri ce vor fi dispuse în cazul constatării unor încălcări ale regulilor impuse de regulă la nivel intern.
3. Proporționalitate – monitorizarea trebuie să îmbrace o formă adecvată, relevantă și neexcesivă în raport cu scopul dorit. Firmele vor urmări și ulterior reţine doar acele informaţii care sunt strict necesare pentru atingerea scopului urmărit de acesta în mod legitim, având în vedere natura business-ului respectiv.

Cu alte cuvinte, managerul are obligația de a informa angajaţii că a instalat pe computerul (desktop) de la birou sau pe laptopul de serviciu un soft de supraveghere a traficului. În plus, în cazul device-urilor portabile, angajatul trebuie să fie informat în prealabil că acest dispozitiv nu poate fi folosit în interes propriu.

Spre exemplu: dacă lucrezi remote și primești din partea companiei laptop sau telefon „de serviciu”, acestea pot fi supravegheate, bineînțeles dacă ești anunțat înainte şi îţi este atrasă atenţia că NU le poţi folosi în interes propriu. Angajatorii nu pot “da buzna” în viaţa ta pentru a scotoci prin mesajele tale personale.

Cauza Bărbulescu v. România

Practica nu diferă de teorie, iar cazul analizat de Curtea Europeană a Drepturilor Omului relevă tocmai acest lucru. Evenimentul priveşte un cetățean român angajat la o companie privată care, în urma solicitării angajatorului, a creat un cont de Yahoo Messenger, pentru a menţine legătura cu clienţii.

Ulterior angajatorul l-a anunțat că mesajele sale au fost monitorizate un anumit timp și că acesta a folosit conexiunea de internet în scopuri personale, contrar regulamentului intern. Angajatul a negat acuzaţiile aduse, răspunzând în scris că a folosit aplicaţia de mesagerie doar în scopuri profesionale. Astfel, salariatul a ajuns în fața instanțelor naționale, susţinând că decizia angajatorului său de a-i desface contractul de muncă contravine legii, totodată fiindu-i încălcat dreptul la respectarea vieții private și a corespondenței.

CEDO a subliniat faptul că angajatorii îşi pot monitoriza angajații pentru a vedea dacă folosesc internetul și calculatorul de serviciu în interese personale pe durata programului de muncă. Însă, aceştia au obligaţia de a anunța în prealabil acest lucru și de a garanta protecția împotriva eventualelor abuzurilor.

Așadar, ceea ce trebuie să reţină angajații este că pot fi monitorizați într-o anumită măsură, mai ales în rândul companiilor mari. Fie că vorbim despre un simplu soft de pontaj sau monitorizarea emailurilor și a conversațiilor electronice, notificarea acestora şi respectarea vieţii private sunt esențiale.

Tu ce părere ai despre posibilitatea angajatorilor de a-şi monitoriza remote echipa?

Citește și:
Munca la distanță e un succes, dar nu toată lumea e pregătită să lucreze remote

Ce înseamnă a munci asincron și cum te poate ajuta să ai rezultate mai bune