Cum să introduci un mod de lucru nou în echipa ta

Pornind de la articolul privind cele 13 instrumente ce te pot ajuta în eficientizarea muncii remote, voi continua cu câteva sfaturi ce fac referire la buna lor utilizare.

Desigur, când ești freelancer, ai libertatea de a te organiza singur și de a îți alege aplicațiile online ori modul de lucru care să ți se potrivească. Totodată, studiile arată că, în aproximativ 21 de zile, îți poți crea un obicei, așa că adoptarea unui nou instrument de lucru nu pare foarte dificil.

Dar, ce faci atunci când ai în subordine o echipă sau poate o întreagă organizație, căreia vrei sau trebuie să-i insufli un mod de lucru nou?

Sau poate vorbim despre managementul schimbării spre o nouă tehnologie sau aplicație internă, care are la bază: comunicare, training și feedback. Și, bineînțeles, conștientizarea faptului că într-un cadru care reunește mai multe persoane, lucrurile nu se pot întâmpla peste noapte. 

Citește și: 8 motive pentru care oamenii muncesc

E nevoie de răbdare și perseverență, așa că înainte de a propune noi idei către echipă, te sfătuiesc să ții cont de următoarele aspecte:

1. Înțelegerea și comunicarea beneficiilor

Probabil cel mai important lucru pentru viitorii utilizatori ai aplicației sau pentru cei care vrei să implementeze un mod de lucru nou, pe care îl propui, este să înțeleagă foarte clar lucrurile: „de ce vrem această schimbare?”. 

De aceea, te invit să îți construiești mesajul în jurul întrebărilor: 

• Cu ce va ajuta noua aplicație? 
• Cum va simplifica munca? 
• Cum ne va face mai eficienți?

De exemplu, rata mare de folosire a unei aplicații noi, care centralizează mai multe fișiere într-un singur loc disponibil pentru toată lumea, poate reduce numărul de email-uri cu solicitări între colegi, astfel încât să vă concentrați mai mult atenția pe lucrurile care contează cu adevărat în loc să faceți constant schimb de link-uri sau documente. 

Transformarea digitală poate schimba modul în care echipa funcționează pentru că atunci când oamenii folosesc timpul eficient, ei devin mai productivi și mai creativi, mai orientați spre soluții de dezvoltare.

Citește și: Beneficii cheie atunci când lucrezi dintr-un spațiu de coworking

1. Comunicarea pașilor de urmat

Ia în calcul că un mesaj kilometric sau unul scurt și ambiguu, de tipul „de mâine vom folosi aplicația X”, va genera o rezistență pasivă. Comunică totul foarte clar și cu pași încadrați în timp astfel încât totul să fie conștientizat de către cei din jur drept o decizie cu impact pe termen lung și cu perspectivă. Insuflă siguranță și viziune pentru a primi la rândul tău încrederea celor din jur în propunerea pe care o înaintezi.

1. Explică ce și cum 

Familiarizarea cu noua aplicație și functionalitățile ei este absolut necesară. Un scurt demo și învățarea practică – „learning by doing” – nu pot lipsi. Invită colegii să îndeplinească anumite sarcini de lucru utilizând aplicația pe care o propui, oferindu-le ajutor sau supervizare până când observi că se descurcă singuri.

1. Identifică susținători

Ai deja unul sau mai mulți colegi care au înțeles importanța acestui mod de lucru nou și deja îl pun în aplicare? Roagă-i să te susțină și să îi ajute pe ceilalți colegi atunci când au întrebări sau întâmpină greutăți.

1. Evaluează modul în care sunt folosite

Multe dintre marile companii credeau că noile tehnologii le vor aduce mari beneficii, dar au realizat între timp că angajații nu le folosesc corect sau chiar deloc. 

Stabileste-ți un interval de timp la finalul căruia să soliciți feedback, întreabă-ți colegii cum s-au acomodat cu noul mod de lucru și care sunt aspectele de îmbunătățit. Implementează sugestiile pe care le consideri potrivite și vei avea un grad de adoptare mai bun.

Pandemia a dezvăluit că mulți angajați nu s-au putut adapta la schimbare pentru că a lipsit capacitatea de reacție și rezistență, abilitatea și agilitatea de a găsi acele instrumente care să-i ajute să se adapteze la un nou stil de lucru. 

Dacă rolul tău în organizație este de a gândi modele de lucru și soluții interne, abordează schimbarea cu adaptabilitate și comunică transparent. Iar dacă propunerile tale nu sunt preluate din prima cu entuziasm, nu te descuraja. 

Schimbarea este un proces în sine care necesită atenție la detalii și perseverență.

Citește și: Sindromul Boreout la locul de muncă – ce reprezintă şi cum putem contracara apariţia lui?