13 aplicații pentru eficientizarea muncii remote

Fără doar și poate, pandemia ne-a schimbat modul de lucru. Dacă abia ai început să adopți stilul muncii remote și încă nu știi cum să te organizezi mai bine, cu siguranță îți este destul de greu să continui. 

Pentru a te sprijini în acest proces, îți recomand mai jos câteva instrumente și aplicații pe care să le folosești și care sper să te ajute.

Niciunul dintre noi, cu excepția dezvoltatorilor software, desigur, nu are în mod necesar abilitățile de programare pentru a automatiza unele procese sau de a construi integrări pentru a eficientiza fluxurile de lucru. 

De aceea, îți propun să alegi aplicații pentru munca remote care au interfețe destul de simple și ușor de utilizat, astfel încât fiecare membru al echipei, chiar dacă nu este deosebit de priceput la tehnologie, să învețe rapid cum să le folosească.

Înainte de a te decide să achiziționezi orice soluție digitală, te invit să analizezi, însă, cel puțin câteva variabile, precum: 

• caracteristicile domeniului în care lucrezi;
• dimensiunea organizației;
• care sunt acele nevoi pe care vrei să le acoperi prioritar printr-o aplicație (comunicare mai rapidă, stocare, contabilitate etc.);
• cât de des crezi că vei utiliza o aplicație, tu sau colegii/angajații tăi;
• securitatea și suportul tehnic. 

Dacă nu alegi instrumentele care să ți se potrivească mănușă ție sau echipei tale, riști să pierzi bani, pentru că nimeni nu le va folosi. Totodată, dacă ai prea multe care nu sunt integrate într-un sistem oarecum comun, te vei pierde printre ele.

Majoritatea soluțiilor digitale disponibile pe piață oferă o mare varietate de funcții avansate. Pe de o parte, acesta este un lucru bun, deoarece ai o mulțime de opțiuni din care să alegi. Dar, pe de altă parte, multitudinea de oferte poate duce la confuzie și îți poate îngreuna luarea unei decizii.

Pentru a alege un tool cu suficiente caracteristici și funcționalități, iată câteva aspecte pe care cred că trebuie să le ai în vedere:

• compatibilitatea cu diverse sisteme operaționale;
• acces exclusiv membrilor organizației;
• disponibilitatea utilizării pe diverse dispozitive în același timp;
• posibilitatea de a configura în mod regulat parametrii care permit modificări în funcție de plecarea sau adăugarea unor membri ai echipei;
• viteza de transfer a fișierelor;
• posibilitatea de a gestiona documente sau informații de la distanță.

Fiecare colectiv este diferit, așa că este important să analizezi obiceiurile de lucru ale colegilor tăi înainte de a alege instrumentele potrivite. Odată ce înțelegi ce anume face ca echipa ta să funcționeze, vei putea identifica mai ușor acele elemente care să amplifice succesul. 

Când vine vorba de aplicații pentru munca remote, iată ce îți recomand:

• Slack, un instrument care permite transmiterea de mesaje rapide între membrii echipei. Fiind un fel de chat intern, acesta va accelera procesul de comunicare și vă va ajuta să evitați lanțurile lungi de email-uri. Din punctul meu de vedere, Slack este versiunea profesională a aplicațiilor de mesagerie precum WhatsApp și Telegram, astfel încât delimitarea să se poată face mult mai ușor între aplicația de chat pentru mediul profesional și cel personal. 
• Google Meets, pentru ședințele online. Acest program se conectează de minune cu celelalte aplicații Google: email, calendar și notificări de reminder pe calculator ori telefon. 
• Meet.jit.si și deja celebrul Zoom, alte aplicații video.
• Trello sau Jira, dacă lucrezi cu echipe mai mari de lucru și ai nevoie să poți urmări statusul unui proiect sau la ce anume se lucrează într-o anumită zi (seturi de livrabile ori task-uri punctuale).
• Instagantt, pentru a îți seta o planificare cât mai ușor de urmărit.
• Confluence, pentru documentarea deciziilor pe care le luați în echipă.
• OfficeVibe, pentru măsurarea gradului de motivație al colegilor/angajaților printr-o serie de întrebări, pe care le poți adresa cu răspuns anonim. 
• MetroRetro ori Retrium, dacă organizați ședințe retrospective.
• Sales Force sau Hubspot, dacă lucrezi în marketing ori vânzări și vrei să urmărești parcursul eforturilor tale în relația cu potențialii clienți.

Nu uita, orice aplicație nouă introduci în modul tău de lucru remote va necesita o curbă de învățare. Cu cât sunteți mai mulți colegi implicați, cu atât va crește gradul de rezistență la schimbare și ei vor prefera să lucreze în varianta pe care o cunosc și o folosesc de mai mult timp. 

Așa că nu te aștepta la adoptarea unui mod de lucru nou cu prea mult entuziasm, din prima clipă. Schimbarea se produce în timp, odată ce veți începe împreună să observați beneficiile unor noi instrumente interne de lucru. 

Totodată, amintește-ți că, pentru a lucra remote sau hibrid, ai nevoie nu doar de aplicațiile potrivite, ci și de anumite calități și abilități personale.