Dincolo de graniţe: munca pe fusuri orare diferite

Amploarea din prezent a fenomenului remote permite nu doar mai multă flexibilitate în ceea ce priveşte locul de unde ne desfăşurăm activitatea, ci şi adaptarea fluxurilor de lucru la munca asincronă. Nu mai depindem ca în trecut nici de birou, nici de un orar fix, iar o consecinţă promiţătoare a stilului asincron este posibilitatea de a construi echipe care acoperă fusuri orare diferite.

De ce ne-am dori angajaţi aflaţi în colţuri diferite ale lumii?

Uneori, poate fi vorba despre o situaţie temporară, determinată de conjuncturi din viaţa personală a unui angajat pe care nu dorim să îl pierdem şi cu care agreăm, pentru un anumit orizont de timp, colaborarea asincronă. 

Poate că cel mai bun specialist în marketing al nostru primeşte o bursă de studii la celălalt capăt al lumii şi doreşte să păstreze o colaborare part-time cu noi. Sau poate că un angajat valoros doreşte să petreacă următorul an călătorind, fără să îşi întrerupă activitatea profesională.

Dacă cele de mai sus ţi se par scenarii improbabile, îndrăznim să te contrazicem. Acestea sunt, într-adevăr, oportunităţi încă neexplorate suficient, însă exemplul colegei noastre, Anca, vine în întâmpinarea tuturor celor care întrevăd avantajele echipelor internaţionale. Într-un articol de pe blog, Anca a împărtăşit observaţiile şi soluţiile la care a ajuns călătorind şi lucrând de pe fusuri orare diferite faţă de ceilalţi colegi de la Pluria. 

Există şi domenii care ne permit să ne concepem din start activitatea în jurul ideii de echipe globale. Ne putem construi un business la scară internaţională, caz în care integrarea fusurilor orare diferite nu este o situaţie excepţională, ci o ipoteză fundamentală a organizaţiei noastre. Chiar dacă în varianta aceasta trebuie să ţinem cont de condiţii legislative suplimentare, în funcţie de naţionalitatea fiecărui angajat, avantajele pot fi foarte mari:

• diversificarea culturală în cadrul firmei poate genera o cultură organizaţională puternică, un mediu de lucru dinamic şi valoros;
• avem acces la o bază extinsă de candidaţi şi putem recruta talente fără a fi condiţionaţi de graniţe geografice;
• putem acoperi întreaga zi, 24h/24h, fără a fi nevoie de ture de noapte sau timpii de aşteptare dintre sfârşitul programului până a doua zi. În anumite domenii, această continuitate face o mare diferenţă.

Cum putem gestiona eficient diferenţele de fus orar la serviciu?

În timp ce o colaborare internaţională defectuoasă se poate manifesta indiscutabil prin senzaţia de deconectare profesională şi personală şi prin scăderea frustrantă a performanţei, multiplele avantaje ale acestui mod de lucru au determinat lideri din toată lumea să caute soluţii inteligente pentru a face echipele globale să funcţioneze la maximul potenţial.

Exemple de succes ale unor companii precum Zapier sau Help Scout sau experienţa celor de la Basecamp, descrisă în excepţionala lor carte „Remote. Biroul este opţional”, oferă o serie de strategii specifice de gestionare a diferenţelor de fus orar:

• Deşi colaborarea total asincronă nu este imposibilă, ideal ar fi să existe câteva ore pe zi în care echipele internaţionale să se suprapună. Dacă diferenţa de fus orar este prea mare, se poate ajusta programul de lucru în funcţie de zone, astfel încât să se asigure acest timp comun (de ex., o echipă cu program 8:30-16:30, o alta cu program 11:00-19:00). 
• În cadrul orelor de lucru comune, se vor derula activităţile prioritare, care presupun interacţiune directă, cum ar fi videoconferinţele. Acestea se pot înregistra, pentru a fi accesate ulterior de către cei ale căror programe se suprapun foarte greu cu restul echipei. O urmare firească este eficientizarea şedinţelor: ne vom întreba de două ori înainte de a le programa dacă sunt cu adevărat necesare.
• În echipele internaţionale, anumite instrumente permit accesul rapid la o informaţie esenţială: conversia orei pentru diferite zone ale lumii. Este indicat ca în organizaţie să se stabilească foarte clar un fus orar de referinţă şi să existe un calendar comun pentru toţi angajaţii. În cadrul acestuia, se pot specifica data şi ora unui anumit eveniment convertite pentru toate zonele în care compania are angajaţi. De asemenea, țările aflate pe direcția nord-sud au fusuri orare similare, în timp ce statele din direcția est-vest sunt pe fusuri orare diferite. Astfel, pe cât posibil, se recomandă companiilor să își grupeze echipele internaționale în conformitate cu primul criteriu, pe direcția nord-sud.
• Echipele asincrone presupun comunicare asincronă, ceea ce înseamnă că trebuie să asigurăm tuturor angajaţilor acces la toată informaţia de care au nevoie, menţinând transparenţă şi o comunicare scrisă de înaltă calitate în organizaţie.
• Pe lângă instrumentele de acces la baze de date comune, este important ca procesele să fie gândite în mod bine distribuit, astfel încât să nu se ajungă la întreruperi de activitate până ce colegul X din altă ţară îşi va începe programul de lucru şi ne poate salva dintr-un impas. Acest aspect nu se rezumă doar la responsabilitatea liderilor de a concepe proceduri inteligente, ci presupune şi iniţiativă din partea fiecărui angajat: dacă ajungem în situaţia de a depinde de un coleg care nu poate fi contactat imediat, trebuie să ştim să muncim flexibil şi secvenţial la mai multe proiecte simultan.

Astfel, ajungem la o altă condiţie fundamentală a muncii pe fusuri orare diferite şi a stilului remote în general: pentru a avea succes, companiile trebuie să caute oameni capabili şi dornici să lucreze autonom, care îşi pot stabili singuri metodele de lucru, rămânând aliniaţi la obiectivele organizaţiei.

Ţie ţi-ar plăcea să lucrezi asincron într-o echipă internaţională?