10 sfaturi pentru ședințe mai bune

Cum faci ca după ani de asistat la ședințe zilnice pe unul sau mai multe proiecte, să te simți în continuare motivat? Participi la meeting-uri interesante pe care le aștepți cu nerăbdare spre a te conecta cu colegii tăi? Au o atmosferă plăcută, sunt scurte și utile? Sau mai degrabă când vezi că urmează o nouă ședință îți vine să te ascunzi cu capul în pământ, ca un struț?

Am notat mai jos câteva idei pentru toți cei care își doresc mai mult de la meeting-urile setate în calendar. Stă în responsabilitatea fiecăruia dintre noi de a le face mai interesante și eficiente pentru toți. 

1. Dacă ai fost invitat/ă la o ședință, înseamnă că ești un membru valoros al echipei, a cărui opinie contează, așa că participă activ pentru a oferi colegilor experiența și informațiile pe care le deții. Alocă-ți timp pentru a veni pregătit/ă în ședințe.
2. Uneori uităm că întrunirile de acest gen au sens doar dacă fiecare este implicat. Când lucram la birou, aveam colegi care își verificau telefonul sau făceau alte lucruri în timpul întâlnirii. Acum, odată cu lucrul remote, acest multitasking s-a mutat online. Chiar de curând am asistat la un meeting online în care s-au luat decizii importante pentru un proiect. Teoretic, toate părțile implicate erau prezente pe Zoom, însă ulterior a trebuit să reluăm o mare parte din discuție pentru că în spatele camerelor închise o parte din colegi răspundeau la email-uri ori făceau alte activități. Câteva zile mai târziu, mi-am dat seama că unii colegi habar nu aveau de unele aspecte din meeting, deși au participat la el. Așadar, fii prezent/ă și concentrat/ă pe discuție, altfel este o risipă de timp și energie atât pentru tine, cât și pentru cei din jur. În plus, riști să pierzi informații care te pot ajuta în a îți face tu sau colegii mai bine treaba.
3. Dacă ai în calendar un meeting recurent, mereu în aceeași zi și la aceeași oră, anunță din timp dacă nu mai poți participa sau întârzii. Vei arăta astfel respect față de timpul celorlalți participanți și abilități de time management. Dacă tu ești cel care conduce ședința și cineva a întârziat, nu ține întreaga echipă să aștepte după o singură persoană. Respectați programul comunicat anterior.
4. În mediile de lucru agile, cu proiecte și echipe din domeniul digital ori tech, se organizează meeting-uri zilnice, de tipul Daily Stand-ups sau Daily SCRUM: o întâlnire de 15 minute pentru ca echipa să se asigure că fiecare lucrează în aceeași direcție și că fiecare știe ce trebuie să facă în acea zi pentru îndeplinirea obiectivului comun. Există o mulțime de modalități de a realiza acest lucru, dar adesea membrii echipei vor răspunde pe rând la trei întrebări:

• La ce am lucrat ieri?
• La ce voi lucra azi?
• Ce blocaje am?

Sfatul meu este ca, în loc să prezinți o listă de task-uri pe care le-ai îndeplinit, să oferi informații cu sens pentru ceilalți. 

Spre exemplu, în loc de: „Ieri am scris două articole și am făcut research pentru un nou proiect”, poți spune: “Ieri am scris articolele pe care X coleg le poate prelua spre validare și publicare pe site. De asemenea, m-am documentat cu privire la proiectul Y și cred că ne vom confrunta cu câteva situații care necesită mai multe ore de lucru decât am estimat inițial.”.

Schimbă-ți mindset-ul de gândire: scopul acestor ședințe nu este ca tu să demonstrezi că ți-ai îndeplinit bucățica ta de lucru, ci scopul este ca întreaga echipă să își îndeplinească obiectivele și să aduceți împreună valoare proiectului la care lucrați. 

Pentru ca acest tip de ședințe zilnice să fie de succes, ele trebuie să rămână scurte și cu focus pe imaginea de ansamblu. Pentru rezolvarea anumitor probleme, programează o discuție separată doar cu acei colegi care sunt direct implicați. 

1. Dacă nu poți îndeplini o sarcină de lucru sau crezi că ceva nu poate fi realizat la timp, fii sincer/ă. Adesea, din rolul de Project Manager, am asistat la discuții în care membri ai echipei încercau să îmbrace anumite situații în haine mai roz decât erau inițial și impactul unei astfel de abordări poate fi foarte mare. Desigur, nici o atitudine permanent negativă cu privire la orice termen de livrare nu este ok. Abordarea potrivită cred că este cea pe care o spun englezii atât de bine: „Be honest and fair. Don’t sugar coat.”. 
2. Anunță echipa dacă surprinzi anumite riscuri legate de proiectul la care lucrați sau adresează întrebările potrivite pentru a afla mai multe informații înainte de a lua decizii. Personal, prefer să înțeleg din timp întreg contextul ca să pot previziona posibile blocaje ori situații dificile.
3. Timpul alocat ședințelor este important și, de curând, colegele mele de la Grapefruit au avut o idee pe care sper să o îmbrățișeze cât mai multă lume: în loc să setați meeting-uri cu durată de o oră, trimiteți invite în calendar și încercați să vă încadrați în 45 min. Astfel, dacă aveți mai multe ședințe succesive, vă rămâne măcar puțin timp la dispoziție ca să beți un pahar de apă și să vă încărcați cu energie pentru următoarea întâlnire. 
4. Provocările lucrului remote sunt mari și uneori tehnologia mai poate da greș. E posibil ca în anumite ședințe online să întâmpini dificultăți tehnice ori o conexiune instabilă la internet. Ascultă activ și dacă sesizezi că recepționezi cu întârziere mesajele comunicate de colegi, încearcă să nu vorbești peste ceilalți sau să întrerupi. Lasă un mesaj scris în căsuța de chat a meeting-ului sau apasă opțiunea „raise hand” pe care unele aplicații online o au tocmai pentru a evita întreruperile.
5. Profită de timpul petrecut împreună ca echipă, încearcă să observi cuvinte folosite ori anumite reacții. Dezvoltă-ți spiritul de observație și empatia astfel încât, atunci când va fi nevoie să comunicați prin mesaje text, să știi ce tip de limbaj folosește interlocutorul și cum să îl interpretezi potrivit.
6. Oferă feedback constructiv sau apreciază rezultatele colegilor. Nu trebuie să aștepți perioada evaluărilor sau ședințele de tip retrospective pentru a oferi feedback, o poți face oricând. Iar ședințele în care se prezintă statusul unui proiect sunt ocazii bune pentru a aprecia munca celor implicați. Poate fi o remarcă foarte scurtă, dar care va stimula atmosfera pozitivă astfel încât cu toții să începeți ziua mai motivați. Spre exemplu: „Astăzi îmi propun să public pe site noul produs. Apropo, colegii X și Y, au făcut o treabă foarte bună în a scoate în evidență beneficiile pentru potențialii cumpărători prin text și design. Parcă îmi vine și mie să cumpăr, good job, guys!”.

Sunt convinsă că fiecare dintre voi are tot felul de experiențe plăcute sau mai puțin bune din ședințe. Dar, nu uitați că stă în fiecare dintre noi puterea de a le face mai agreabile cu fiecare dintre cele la care participăm. 

Începe prin a aplica una sau două dintre cele 10 sfaturi pentru ședințe mai bune enumerate mai sus și vei vedea cât de plăcut poate fi lucrul colaborativ!