Qué es una red de espacios de trabajo y por qué tu equipo probablemente ya necesita una

Cuando un equipo trabaja desde más de una ciudad, el problema no es encontrar un buen coworking en cada lugar. El problema es gestionar varios coworkings al mismo tiempo: contratos distintos, facturas distintas, procesos de acceso distintos y cero visibilidad de quién está trabajando desde dónde.

Una red de espacios de trabajo resuelve eso. No es un directorio de coworkings ni una cadena con sedes propias. Es una plataforma que conecta espacios de trabajo bajo un solo contrato, una sola factura y a través de una sola app. 

Pluria es un ejemplo de este modelo: más de 1,000 espacios de trabajo en más de 20 países, accesibles desde una sola cuenta. Si quieres ver cómo funciona antes de seguir leyendo, puedes explorar cómo funciona la red de espacios Pluria directamente.

¿Qué es una red de espacios de trabajo?

Una red de espacios de trabajo es una plataforma que agrupa espacios como coworkings, work cafés, salas de reuniones y oficinas privadas, bajo un único sistema de acceso, gestión y facturación. 

El usuario final reserva desde una sola app. La empresa paga una sola factura. Los espacios que forman parte de la red siguen siendo independientes entre sí, pero operan bajo estándares comunes de infraestructura y disponibilidad.

La definición importa porque el término se usa de formas distintas en el mercado:

• Una cadena de coworkings tiene sedes propias. WeWork, por ejemplo, opera espacios que son suyos. La cobertura de WeWork en LATAM depende de sus propias sedes. En ciudades donde no tiene edificio propio, el acceso no está disponible.
• Un marketplace de coworkings lista espacios de terceros y permite reservarlos, pero cada espacio tiene su propio contrato, su propia factura y sus propias condiciones. No hay un acuerdo único que lo cubra todo.
• Una red de espacios de trabajo agrega espacios independientes bajo un solo acuerdo comercial. La empresa firma una vez, accede a todos los espacios de la red y recibe una sola factura mensual independientemente de cuántos espacios distintos use el equipo.

Pluria opera bajo este tercer modelo: no tiene sedes propias ni es un marketplace. Es el proveedor único que conecta la oferta existente en cada ciudad bajo un coworking flexible y accesible desde una sola plataforma.

Cómo funciona en la práctica

El flujo es simple. La empresa firma un acuerdo con la red. Cada persona del equipo descarga la app, accede con su cuenta de empresa y puede reservar escritorios, salas de reuniones o work cafés en cualquier espacio de la red, en cualquier ciudad donde opere.

No hay que gestionar accesos por separado en cada ciudad. No hay que pedir reembolsos ni conciliar facturas de proveedores distintos. La empresa ve el uso consolidado de todo el equipo en un solo panel y recibe una sola factura al mes.

Para equipos que trabajan desde varias ciudades de LATAM, la red de coworkings en CDMX y otras ciudades de la región está disponibles desde la misma cuenta sin contratos adicionales.

Ventajas y desventajas de usar una red de espacios de trabajo

Como cualquier modelo, una red tiene casos en los que gana claramente y casos en los que no es la respuesta correcta. Aquí van ambos sin filtro ni favoritismo.

Ventajas

• Un solo contrato para todo. En lugar de negociar acceso en cada ciudad donde opera el equipo, la empresa firma una vez y accede a cualquier espacio de trabajo. Eso elimina semanas de gestión cada vez que alguien necesita trabajar desde una ciudad nueva.
• Una sola factura mensual. Sin importar cuántos espacios distintos use el equipo durante el mes, la empresa recibe una sola factura que lo consolida todo. Nada de conciliar reembolsos individuales ni gestionar múltiples proveedores.
• Acceso real en el día a día. Cualquier persona del equipo puede abrir la app, ver qué espacios están disponibles cerca de donde está ese día y reservar en minutos. Sin llamadas, sin emails, sin depender de que alguien gestione el acceso por ellos.
• Escala sin fricción. Si el equipo crece o empieza a operar en una ciudad nueva, no hay que buscar un nuevo proveedor ni firmar un nuevo contrato.
• Visibilidad de uso. La empresa puede ver quién usó qué espacio, desde qué ciudad y con qué frecuencia. Esa información es útil para tomar decisiones sobre dónde concentrar presencia o dónde tiene sentido abrir una oficina fija.

Desventajas

• No reemplaza una oficina fija para equipos grandes con presencialidad diaria. Si el equipo tiene treinta personas en una sola ciudad y va al espacio todos los días, el costo de una oficina propia puede ser más eficiente. Una red de espacios de trabajo en varias ciudades es más eficiente para equipos con presencialidad variable o distribuida.
• Depende de la cobertura de la red. Si la red no tiene presencia en una ciudad específica, no sirve para esa ciudad. Antes de comprometerse con una red, vale la pena verificar que tenga cobertura en las ciudades donde realmente opera el equipo.
• No todos los espacios son iguales. Una red agrega espacios independientes, lo que significa que la calidad puede variar entre ciudades o incluso entre espacios de la misma ciudad. La red establece estándares mínimos, pero no controla cada detalle de cada espacio como lo haría una cadena propia.

Un coworking resuelve una ciudad. Una red resuelve todas.

Un coworking independiente es un buen espacio de trabajo. Una red de espacios de trabajo es un modelo de gestión. Son cosas distintas y no compiten directamente, pero cuando el equipo empieza a operar desde más de una ciudad, la diferencia se vuelve concreta.

Un coworking flexible en Bogotá resuelve el problema de quien trabaja en Bogotá. No resuelve nada para quien trabaja en CDMX la semana siguiente. Y si la empresa tiene personas en ambas ciudades al mismo tiempo, termina gestionando dos proveedores distintos, dos contratos, dos facturas y dos procesos de acceso diferentes.

La diferencia operativa se basa en tres puntos:

• Cobertura multi-ciudad. Un coworking solo cubre la ciudad donde está. Una red cubre todas las ciudades donde tiene espacios. Para una empresa con presencia en Bogotá, CDMX y Buenos Aires, eso significa un solo contrato en lugar de tres, y una sola factura en lugar de tres. La red de coworkings en Bogotá dentro de Pluria, por ejemplo, no requiere un acuerdo separado del que ya cubre CDMX.
• Acceso inmediato en ciudades nuevas. Cuando alguien del equipo viaja o cuando la empresa contrata en una ciudad nueva, el acceso ya está resuelto. No hay que buscar un coworking, negociar condiciones ni esperar a que alguien procese el alta. La persona abre la app y reserva.
• Una sola factura para todo el equipo. Con coworkings independientes, cada persona puede terminar usando un espacio distinto, pagando de formas distintas y pidiendo reembolso de formas distintas. Con una red, la factura es única, cubre a todas las personas del equipo y consolida todos los espacios que se usaron durante el mes.

Esto no significa que los coworkings independientes sean peores. Muchos de los mejores espacios de trabajo de LATAM son independientes y forman parte de redes precisamente porque quieren dar a sus usuarios acceso amplio sin perder su identidad propia. 

La red y el coworking no se excluyen: uno es el espacio, el otro es la infraestructura que lo conecta con el resto.

Para quienes buscan alternativas a WeWork en América Latina, la diferencia es relevante: WeWork es una cadena con sedes propias, lo que limita la cobertura a las ciudades donde tiene edificios. 

Una red como Pluria opera con espacios independientes en cada ciudad, lo que permite una cobertura mucho más amplia sin depender de que la cadena haya decidido abrir una sede ahí.

Cuándo tiene sentido usar una red de espacios de trabajo

No todos los equipos necesitan una red. Hay casos en los que un coworking local o una oficina fija es la respuesta correcta. Estos son los indicadores concretos de que una red tiene sentido:

• El equipo trabaja desde más de una ciudad. Es el criterio más claro. Si hay personas en Bogotá, CDMX y Buenos Aires al mismo tiempo, gestionar tres proveedores distintos es tiempo y costo administrativo que no genera valor. Una red convierte ese problema en una sola cuenta.
• El uso del espacio es variable. Si el equipo no va al mismo espacio todos los días, pagar una membresía fija por persona en cada ciudad donde opera es ineficiente. El modelo de coworking todo incluido por uso real, donde solo se paga cuando alguien reserva, escala mejor con equipos que tienen presencialidad variable.
• La empresa está creciendo o abriendo nuevas ciudades. Cada vez que se contrata en una ciudad nueva, la red ya tiene cobertura. No hay que buscar un espacio, negociar condiciones ni esperar semanas para que el nuevo integrante tenga acceso a un lugar donde trabajar.
• Se necesita infraestructura para reuniones en varias ciudades. Para equipos que se reúnen con clientes en distintas plazas o que organizan reuniones de equipo con regularidad, los espacios de trabajo en varias ciudades disponibles en una red eliminan la logística de buscar sala por sala.
• Se buscan alternativas a WeWork u otras cadenas globales. Las cadenas globales cubren bien las ciudades donde tienen sedes propias y mal el resto. Redes como Pluria cuentan con cobertura real en ciudades medianas y secundarias a las que estas cadenas no llegan.

Para ver si la red de Pluria cubre las ciudades donde trabaja tu equipo, solicitar una demo de Pluria.

Pluria como red de espacios de trabajo en LATAM

Pluria no opera sedes propias ni funciona como un marketplace donde cada espacio tiene sus propias condiciones. Es un proveedor único que agrega más de 1,000 espacios de trabajo en más de 20 países bajo un solo Acuerdo Marco de Servicios, una sola app y una sola factura mensual.

Lo que cubre la red:

• Espacios de coworking todo incluido con escritorios reservables por día o por mes
• Salas de reuniones por horas sin membresía mensual previa
• Work cafés con WiFi dedicado e infraestructura profesional
• Oficinas privadas para equipos que necesitan presencia fija en una ciudad
• Espacios para eventos para offsites, formaciones y reuniones de equipo

En LATAM, Pluria tiene presencia en las principales ciudades de Colombia, México, Argentina, Brasil, Chile y Perú, incluyendo la red de coworkings en Buenos Aires y otras ciudades del cono sur. En Europa opera en Rumanía, España y Portugal, entre otros países.

El modelo de acceso funciona así: la empresa firma un único acuerdo con Pluria. Cada persona del equipo descarga la app, accede con su cuenta de empresa y puede reservar en cualquier espacio de la red desde cualquier ciudad. La empresa recibe una sola factura mensual con el uso consolidado de todo el equipo, con visibilidad de quién usó qué espacio y desde qué ciudad.

Si quieres ver todas las opciones disponibles en la región, puedes explorar las opciones de espacio flexible para equipos distribuidos en LATAM.

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