Reorganizar los espacios de trabajo en el modelo híbrido

La aceleración de la tendencia actual a implantar modelos de trabajo híbridos está llevando a los directivos, no sólo a replantearse los procesos y el ratio de trabajo presencial frente a remoto, sino también la configuración de los espacios de trabajo.

¿Qué se ha quedado obsoleto de la organización tradicional de las instalaciones? ¿Qué nuevos requisitos debemos tener en cuenta para asegurar jornadas eficientes y agradables para los empleados?

Todos estos cambios causados por esta gran transición suponen una prueba de creatividad y flexibilidad para las empresas. Dado que encontrar la fórmula híbrida más adecuada para cada organización es un experimento continuo y ajustable, podemos esperar que los cambios en el diseño de los espacios de trabajo también se produzcan gradualmente.

¿Qué debemos mantener del modelo anterior?

Supongamos que ya hemos tomado la decisión de implantar equipos híbridos, con empleados tanto remotos como presenciales. Nos damos cuenta de que en estas condiciones es más difícil predecir cuántas personas estarán presentes a la vez en la sede de la empresa: ¿Cuántos espacios de trabajo individuales necesitaremos? ¿Cuántas salas de reuniones? ¿Por cuánto tiempo?

Si hasta ahora estaba claro que cada empleado necesitaba un escritorio individual para realizar su trabajo, lo primero que notamos al adoptar un modelo híbrido es que ya no necesitamos tantos escritorios fijos.

En cambio, vemos la necesidad de espacios flexibles, tanto para quienes trabajan de forma remota como para quienes acuden a la oficina a colaborar y socializar.

Al replantearse los espacios híbridos, las empresas barajan varios tipos de estructura, preguntándose: ¿Cuánto espacio necesito realmente? ¿Puedo reducirlo (beneficiándome de unos costes de alquiler más bajos) o prefiero mantener todo el espacio, apostando por reconfigurarlo?

Otra opción que está ganando terreno entre algunas empresas es la de reducir los grandes espacios y crear oficinas más pequeñas o satélites, en lugares dispares, a los que puedan acceder fácilmente los empleados que necesiten trabajar in situ los días que no se encuentren en la oficina.

Las nuevas funciones de los espacios de trabajo

La clave de un buen diseño híbrido de los espacios de trabajo reside en las respuestas a preguntas estratégicas como:

• ¿Con qué fines iremos a la oficina a partir de ahora?
• ¿Cuándo es más productivo estar físicamente en las instalaciones de la empresa?
• ¿Cuáles son las necesidades logísticas específicas de estas circunstancias?

Mientras que en el pasado íbamos a la oficina todos los días porque era el lugar estándar para hacer nuestro trabajo, ahora estamos dejando atrás las estructuras rígidas. Nos fijamos objetivos más claros para los días en la oficina.

• Como han notado todas las organizaciones que implementan modelos híbridos, es esencial considerar las nuevas oficinas como espacios de colaboración. Las oficinas del futuro facilitarán las reuniones de trabajo en equipo, las sesiones de brainstorming, las interacciones que estimulan la creatividad y refuerzan la sensación de conexión entre compañeros, una sensación que se desvanece cuando trabajamos a distancia durante demasiado tiempo.
• Uno de los retos señalados por la mayoría de los empleadores durante la pandemia es la difícil integración de las personas recién contratadas cuando trabajan de forma totalmente remota. Aunque entretanto se han desarrollado métodos eficaces para el onboarding de empleados a distancia, rediseñar los espacios de trabajo para el modelo híbrido significa también diseñar nuevas áreas de tutoría, aprendizaje y formación presencial.

¿Cómo es la oficina del futuro?

• Hoy en día hay que tener muy en cuenta la adaptabilidad del espacio de trabajo para usos alternativos. Desde el uso compartido de escritorios con otros compañeros por rotación, hasta el mobiliario modular (que puede desmontarse y volverse a montar fácilmente según las necesidades). Las oficinas híbridas dejan atrás los diseños inflexibles.
• A la hora de crear estos espacios, se hace mucho hincapié en las salas de videoconferencia y su correcta dotación. Estos espacios requieren herramientas que permitan una colaboración óptima entre los asistentes presenciales y sus colegas remotos. En un artículo sobre este tema, la revista Computer Weekly menciona la importancia de las instalaciones técnicas en las salas de conferencias – micrófonos y proyectores de alta calidad, subtítulos y transcripciones de las discusiones en tiempo real- cooptando a los miembros del equipo en reuniones espontáneas mediante un simple clic en los dispositivos. De este modo, todos los participantes, ya sea in situ o a distancia, se sienten igualmente implicados en los debates.
• Una característica muy útil de los espacios híbridos es la posibilidad de reservar un escritorio en las instalaciones de la empresa a través de aplicaciones específicas, lo que garantiza que se dispondrá del escritorio adecuado en la oficina cuando se necesite.
• Por último, pero no por ello menos importante, el mobiliario polivalente y las instalaciones de los espacios híbridos también ayudan a transformar ágilmente las zonas formales en informales, para que las jornadas de oficina ofrezcan momentos de socialización agradables y motivadores.

Independientemente del modelo híbrido que elijan, no cabe duda de que los líderes actuales tienen la oportunidad de aplicar una mejor gestión de los espacios de trabajo.

Y para tí, ¿cómo es el espacio de trabajo ideal?