13 herramientas que necesitas para trabajar a distancia

La vuelta a la rutina es difícil, y más si estás adoptando un nuevo estilo de trabajo. Para ayudarte en este proceso, aquí te damos la lista de herramientas y apps que te convertirán en el perfecto teletrabajador.  

A excepción quizás de los desarrolladores de software, el resto de los mortales seguramente no tenemos las habilidades de programación necesarias para automatizar todos nuestros procesos, o construir integraciones que hagan más eficientes nuestros flujos de trabajo.

Por eso te traemos una lista de aplicaciones intuitivas y user friendly para que tú y tu equipo podáis aprender rápidamente cómo maximizar vuestra organización, productividad y eficiencia en remoto (o en la oficina).

Pero antes de elegir qué solución digital mejor se adapta a tu organización, debes hacerte las siguientes preguntas: 

• ¿Cuáles son las características de tu sector?
• ¿Cuál es el tamaño de tu organización?
• ¿Cuáles son las necesidades que buscas cubrir con una aplicación específica? Rápida comunicación, almacenamiento, contabilidad, etc.
• ¿Con qué frecuencia estimas que tú y tu equipo utilizaréis esta aplicación?
• ¿Cuáles son los aspectos de seguridad que necesitas cubrir y qué soporte técnico ofrece la app?

Si no respondes antes estas preguntas, corres el riesgo de perder dinero eligiendo una herramienta de trabajo que no se adecúe a tus necesidades y las de tu equipo.

La mayoría de las soluciones digitales disponibles en el mercado ofrecen una gran variedad de funcionalidades avanzadas. Por un lado, esto es algo bueno porque hay muchas opciones entre las que elegir. Pero, por otro, este tsunami de ofertas puede confundir al usuario, lo que hace más difícil la toma de decisión.

Aquí te dejamos una breve lista con las características y funcionalidades a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta:

• Compatibilidad entre los diferentes sistemas operativos
• Posible acceso exclusivo para los miembros de tu organización
• Posible uso simultáneo desde varios dispositivos
• Adaptación de la herramienta a la rotación de personal
• Velocidad de transferencia de archivos
• Posible gestión de documentos y datos a distancia

Cada equipo es diferente, por eso es importante que antes de tomar cualquier decisión sobre qué herramientas de trabajo a distancia comprar, analices los hábitos de trabajo de tus compañeros. Una vez que entiendas qué es lo que hace que tu equipo funcione como un reloj, será mucho más fácil identificar los elementos que pueden impulsar el éxito.   

Estas son las apps que lograrán aumentar la eficiencia de tu equipo

• Slack. Es una herramienta que permite a los miembros del equipo intercambiar información rápidamente. Dado que funciona como un sistema de chat interno, acelerará el proceso de comunicación y evitará largas cadenas de correos electrónicos. Slack es la versión profesional de apps como WhatsApp y Telegram, permitiendo separar más claramente las comunicaciones personales de las corporativas.
• Google Meets, para las reuniones en línea. Esta aplicación está maravillosamente integrada con el resto de las apps de Google (mail, calendario, drive…) tanto en el ordenador como en el móvil.
• Meet.jit.si y la ya famosa Zoom, así como otras herramientas para videoconferencias.
• Trello o Jira son perfectos para trabajar con equipos grandes. Con ellos podrás seguir el estado de un proyecto o en qué tareas está trabajando cada miembro en un día concreto.
• Instagantt te ayuda a planificar de manera simple y fácil de seguir.
• Confluence te ayudará a documentar todas las decisiones tomadas en las reuniones. 
• OfficeVibe mide el grado de motivación de tus empleados a través de preguntas configurables para ser respondidas de forma anónima.
• MetroRetro o Retrium hacen una retrospectiva de todas tus reuniones.
• Y, si trabajas en marketing o ventas, Sales Force o Hubspot harán seguimiento de tus esfuerzos en la creación de campañas y relación con clientes potenciales.

Pero, independientemente de las aplicaciones que decidas descargar o comprar, no debes olvidar que cualquier herramienta nueva que adquieras conlleva una curva de aprendizaje. Frecuentemente, cuanto más se exige a los empleados el uso de nuevas herramientas, más se resisten al cambio, aferrándose a los viejos pero familiares métodos. Por tanto, no esperes que tu equipo adopte con entusiasmo los nuevos métodos desde el día 1. El cambio se producirá en el largo plazo, una vez todos vean los beneficios de su uso. 

Finalmente te recordamos que, para el trabajo remoto e híbrido, no sólo basta con tener herramientas adecuadas, sino que necesitas un espacio profesional y las  cualidades necesarias para ello.