10 consejos para tener reuniones más productivas

¿Te cuesta mantener la motivación en tus reuniones diarias? ¿Aprovechas las juntas para conectar con compañeros? ¿O eres de los que les entran ganas de esconderse bajo la mesa? 

Seas como seas, aquí te traemos las claves para sacar el máximo partido a todas y cada una de las reuniones agendadas en tu calendario:  

1. Dedica tiempo a prepararte las reuniones. Piensa que si has sido invitado a la reunión es porque te consideran un miembro valioso del equipo y tu opinión cuenta.  Por ello, participa activamente ofreciendo tu experiencia y conocimientos al resto. 
2. Concéntrate en estar presente. Muchas veces olvidamos la importancia de la reunión en sí. Lo que antes era una mirada rápida al móvil, con el trabajo a distancia se ha multiplicado. Frecuentemente hemos tenido que repetir reuniones importantes porque detrás de las cámaras cerradas muchos compañeros estaban contestando mails. Por ello, lo mejor que puedes hacer para respetar tu tiempo y el de los demás, es centrarte en el momento presente.
3. Avisa con antelación si no vas a poder asistir, o llegarás tarde. Esto demostrará respeto por el tiempo de los demás y tu capacidad para gestionar el tiempo. Si eres quien va a dirigir la reunión y alguien llega tarde, en vez de hacer esperar a todo el equipo, no dudes en respetar el horario acordado. 
4. Mantén las reuniones diarias ágiles e informativas. Es frecuente en los entornos de trabajo ágiles, por proyectos y con equipos digitales que haya reuniones diarias como los “daily Stand-ups” o “daily SCRUM”—reuniones de 15 minutos para asegurarse que todo el equipo está alineado y sabe lo que hay que hacer ese día para lograr un objetivo común—. Para ello, normalmente se toman turnos para responder 3 preguntas:

• ¿En qué trabajamos ayer?
• ¿En qué voy a trabajar hoy?
• ¿Qué cuellos de botella tengo?

En este caso, en lugar de dar una lista interminable de tareas hechas, céntrate en dar información significativa para los demás. Por ejemplo, en vez de «Ayer escribí dos artículos e investigué para un nuevo proyecto» dí «Ayer escribí artículos que X colega puede validar y publicar en el sitio web».

El objetivo de estas reuniones no es demostrar que has aportado tu granito de arena, sino que todos lleguéis a vuestros objetivos, aportando valor conjunto al proyecto en el que estáis trabajando. 

No dudes en programar reuniones para resolver cualquier problema más en detalle, sólo con aquellos directamente involucrados. 

1. Sé honesto y justo. No lo endulces. No estamos recomendando una actitud negativa ante cualquier escenario. Pero, si crees que no vas a poder completar una tarea o que algo no se va a poder lograr a tiempo, sé sincero. Cuando los miembros del equipo intentan pintar de rosa ciertas situaciones, el impacto puede ser catastrófico.
2. Levanta la mano más pronto que tarde. En cuanto detectes algún riesgo (real o potencial) para el proyecto, no dudes en hacérselo saber al equipo. También esfuérzate en hacer todas las preguntas que estimes adecuadas, para que todos estéis preparados a la hora de tomar decisiones.
3. Dale valor e importancia al tiempo. El tiempo asignado a las reuniones es importante. Por ello, la agencia digital Grapefruit ha decidido pasar todas sus reuniones de 1 hora a 45 minutos. Así, si tienes varias reuniones seguidas, al menos tendrás unos minutos para despejarte, tomar un vaso de agua y recargar las pilas para la siguiente. 
4. Más escuchar, menos interrumpir. La tecnología, puede pasar de ser nuestra salvadora a una barrera a la hora de comunicarnos en el trabajo a distancia. Desde dificultades técnicas, wifi inestable, ecos o retrasos de video. Por ello, es crucial que nos centremos en escuchar activamente para recibir correctamente el mensaje de los compañeros. Dejar un mensaje en el chat de la reunión o el botón de «levantar la mano» pueden ayudarnos en esto.
5. Aprovecha el tiempo que pasáis juntos como equipo. Fíjate, no sólo en lo que dicen tus compañeros, sino en cómo lo dicen y las reacciones que generan. Desarrollar tu capacidad de observación y empatía hará que puedas interpretar y comunicarte mejor en medios más rudimentarios como los mensajes de texto o mails.
6. Da feedback constructivo y aprecia los resultados de tus compañeros. No esperes a las evaluaciones o al cierre de proyecto para dar feedback. Las reuniones diarias son una buena oportunidad para apreciar y agradecer el trabajo de todos los participantes del proyecto. Un comentario breve puede llegar muy lejos en la motivación del equipo. 

Seguro que has tenido todo tipo de anécdotas—buenas y no tan buenas—de reuniones, ya sean presenciales o a distancia. Recuerda que tú tienes el control para asegurar que tus reuniones sean siempre una experiencia positiva y productiva para tí y tu equipo. 

Empieza a tomar el control de tu tiempo y tus reuniones implantando estos consejos y ¡cuéntanos cuáles han sido tus resultados en los comentarios!