Cómo mejorar el trabajo colaborativo en tu empresa

El cambio hacia una mayor flexibilidad y autonomía en el lugar de trabajo ha traído tanto beneficios como preocupaciones. Uno de estos desafíos está relacionado con la colaboración.

¿Cómo fomentar y promover la colaboración entre un equipo global de personas con diferentes antecedentes culturales y profesionales que trabajan con frecuencia en diferentes zonas horarias?

Las empresas que no logran desarrollar un entorno de trabajo colaborativo terminan con altos niveles de estrés y conflicto, ya que los equipos luchan por trabajar juntos y comunicarse de manera efectiva.

Pero primero y ante todo, definamos qué es la colaboración.

La colaboración se define como el acto de colaborar con otros para alcanzar un objetivo común, y puede adoptar muchas formas. La colaboración puede ser con colegas en el mismo departamento (colaboración interdepartamental), con otros departamentos dentro de la organización (cooperación intradepartamental) o con clientes y proveedores. Por lo tanto, la colaboración es un componente vital en cualquier empresa, ya sea que se realice en persona o en línea.

Entonces, veamos cómo las empresas podrían mejorar la colaboración.

1. Garantizar el equipo adecuado, las herramientas y la infraestructura

Muchas organizaciones no estaban preparadas para gestionar trabajadores remotos antes de la COVID-19, por lo tanto, mejorar la infraestructura de tecnología de la información es fundamental. Para empezar, como empleador, debes garantizar que tu personal esté adecuadamente equipado para tener éxito en su trabajo.

Buen software de reuniones, plataformas de mensajería instantánea, eliminación de ruido de fondo, ancho de banda, calidad de video y audio… todos estos son factores que pueden hacer o deshacer la colaboración organizativa.

Un aspecto final de la tecnología de la información es asegurarse de que las organizaciones y los empleados puedan elegir las herramientas adecuadas para el trabajo. Esto a menudo implica experimentar con varias herramientas hasta encontrar la adecuada. Además, se debe proporcionar capacitación al personal para que puedan manejar el panorama de TI en constante evolución.

2. Desarrollar habilidades y dedicar tiempo a construir relaciones

Las reuniones son necesarias para mantenerse en contacto, pero si la fatiga visual es real, esas reuniones deben estar bien planificadas y organizadas. Esto requiere una agenda clara, las personas adecuadas en la llamada y el horario adecuado. Además, distribuir las reuniones a lo largo del día laboral y asegurarse de que el personal tenga suficiente tiempo para tomar descansos es un problema que debe ser gestionado cuidadosamente. La colaboración se trata de hacer tiempo para crear relaciones, no de la cantidad de reuniones.

Aquí entran en juego las habilidades blandas y los buenos hábitos.

Durante mucho tiempo, las habilidades técnicas fueron esenciales en el proceso de contratación; pero, con la llegada del trabajo remoto y la necesidad de establecer equipos en múltiples continentes, las habilidades blandas y la cultura se han vuelto cada vez más importantes.

Otro aspecto crucial para que la colaboración funcione es renunciar al multitasking durante las reuniones (enviar correos electrónicos, chatear o desplazarse por las redes sociales) y encender la cámara.

3. Trabajar con el temor de los empleados de tener la cámara encendida durante las reuniones

Dado que la forma en que tenemos reuniones ha cambiado, también debemos cambiar nuestros comportamientos. Una cosa en la que debemos concentrarnos es en tener confianza frente a la cámara.

Si bien algunos gerentes y participantes tienden a sacar conclusiones cuando un colega no está en cámara, siempre es mejor tener en cuenta que hay numerosas razones para evitarlo.

Algunas personas son tímidas frente a las cámaras, mientras que otras están ansiosas por su apariencia y/o el fondo. Muchas personas se distraen con la cámara y creen que pueden concentrarse mejor solo con el audio. Por último, ten en cuenta que las videoconferencias son algo nuevo y muchas personas no encuentran este tipo de trabajo natural.

Además, en lugar de presionar a los empleados para que usen sus cámaras, el cambio hacia una cultura de encender las cámaras debe ser gradual. Se debe alentar y apoyar a los empleados que son extremadamente tímidos. Por último, los gerentes deben dar un buen ejemplo, lo que nos lleva al siguiente punto.

4. Apoyo del liderazgo

Si una empresa desea construir una cultura de trabajo colaborativa, entonces este aspecto debe ser cultivado y priorizado. Como resultado, desarrollar un ambiente de trabajo colaborativo comienza con el liderazgo.

Los líderes deben comunicar el mensaje de que lograr esto es una prioridad y deben reservar tiempo en su agenda para la colaboración.

El trabajo colaborativo implica que los líderes involucren activamente a sus equipos en la definición de metas, la toma de decisiones y la resolución de problemas. Mantener diálogos regulares y abiertos con el personal también es vital para fomentar el ánimo y promover un ambiente de colaboración. Por último, deben dejar de lado su deseo de controlar todo y desarrollar habilidades efectivas de facilitación.

En resumen, la respuesta a cómo mejorar el trabajo colaborativo en una organización depende de dónde se encuentre la empresa en términos de infraestructura, cultura empresarial, procesos de contratación, conjunto de habilidades y estilo de liderazgo. Encontrar la combinación correcta de métodos requiere mucha experimentación y una mente abierta. Finalmente, los líderes deben recordar que la colaboración se trata de las personas y es interpersonal.