Productivitatea ţine de sistem, nu doar de oameni

Managerii caută frecvent diferite metode pentru a îmbunătăți productivitatea la locul de muncă pentru angajați (inclusiv a lor). Însă, de cele mai multe ori, această preocupare nu ajunge mai departe de instruirea oferită de responsabilul HR. 

A lucra în organizații complexe implică stabilirea de relaţii interumane, iar uneori acestea fac diferenţa când vine vorba de productivitate, aspect care, în contextul muncii remote, a ridicat numeroase semne de întrebare.

Spre exemplu, poți fi un adevărat „ninja” care jonglează cu o sumedenie de emailuri, dar odată cu explozia mesajelor primite, pe Twitter, LinkedIn, Slack și nenumărate alte canale de comunicare, nu vei fi niciodată suficient de rapid pentru a face față tuturor comunicărilor şi task-urilor în acelaşi timp.

Sigur, să tragi la răspundere persoanele responsabile este util într-o oarecare măsură, dar cel mai eficient antidot împotriva productivității scăzute trebuie implementat la nivel de sistem, și nu individual.

Dacă ai calitatea de angajator, următoarele ponturi ţi-ar putea fi de folos:

1. Stabileşte o ierarhie

Majoritatea companiilor au instituit un sistem de funcţionare, cu o secvență clară „de escaladare” pentru toate complicaţiile apărute. Primul nivel, angajaţi cu rol de execuție, următoarea, formată din team leaderi, iar în cele din urmă manageri, directori, vicepreședinți și echipa executivă. Astfel, problemele sunt abordate începând cu cea mai mică treaptă.

Dacă nu se poate lua o decizie, problema este „urcată” practic la nivelul următor. 

Acest sistem îmbunătățește legătura dintre conducere și liniile frontale, accelerând luarea deciziilor și, poate cel mai important, îmbunătățește productivitatea la locul de muncă întrucât un angajat nu trebuie să trimită haotic zeci de mesaje ori de câte ori are o nelămurire, aspect util mai ales în cazul muncii remote, când interacţiunea se realizează exclusiv online.

2. Fă munca „vizibilă”

În varianta clasică, la birou, cea mai mare parte a volumului de muncă este invizibil, îngropat în multe foldere pe computer sau în mintea angajaţilor. În consecință, este dificil să știi la ce parte din proiect lucrează fiecare persoană sau dacă este supraîncărcată și nu poate prelua alte sarcini. 

Softurile de management, cum ar fi Trello, Asana, Airtable, Zenkit etc., în care fiecare task este reprezentat de un card ce specifică cine îl gestionează (și starea acestuia) permite o distribuire mai echilibrată a muncii. 

De asemenea, elimină mesajele de „verificare”, cât și necesitatea de a acoperi acest subiect în cadrul întâlnirilor.

Pe de altă parte, în mod similar, stabilirea timpilor de „nefuncționare” este la fel de utilă. Conform unei analize realizate în cadrul Harvard Business School, implementarea unui „timp liber previzibil” (de exemplu, după-amiezile sau serile complet deconectate de orice activitate ce vizează jobul avut) au crescut productivitatea la locul de muncă și au asigurarat unui echilibru între viața privată și cea profesională. În acest caz, „previzibilitatea” are același scop ca și „vizibilitatea”, permițând angajaţilor să vadă ce fac colegii și să acționeze în consecință.

3. Setează un cod pentru semnalul de alarmă

Dacă te-ai uitat la Batman, sigur îţi aminteşti că atunci când existau divergenţe, poliția îl chema pe supererou, folosind imaginea unui liliac proiectată pe cerul nopții. Astfel, „the bat signal” a fost asociat cu perioade de criză – spre exemplu, atunci când Joker era liber şi teroriza Gotham City.

Din păcate, majoritatea organizațiilor nu au un mod similar de a indica când o problemă se transformă într-o adevărată urgență. Fără un acord cu privire la ce canal de comunicare se foloseşte într-o astfel de situaţie, angajaţii sunt obligați să verifice toate platformele de mesagerie instantă pentru a se asigura că „nimic nu scapă printre crăpături”. Acest lucru este nociv pentru productivitate. Companiile pot simplifica acest aspect dacă stabilesc din start canale distincte pentru probleme urgente și… nu atât de urgente. Bineînţeles, şi protocolul în sine este important, dar un sistem bine pus la punct este de-a dreptul esenţial.

4. Realizează un echilibru între responsabilitate şi autoritate

Scenariul clasic: angajaţii sunt responsabili pentru sarcini, dar nu li se oferă autoritatea de a lua anumite decizii. Această practică conduce la frustrare, stres și suprasolicitare. Regula este simplă: dacă un angajat este responsabil pentru un rezultat, acesta ar trebui să aibă autoritatea de a lua deciziile corespunzătoare, fără a fi forțat să intre într-un șir nesfârșit de încercări de a convinge că era necesar să facă acel lucru.

Compania W.L. Gore & Associates este un exemplu excelent de organizație care a implementat această idee. Firma, estimată la 3 miliarde de dolari, distribuie în mare măsură responsabilitatea de conducere în întreaga organizație, permițând angajaților să ia singuri decizii „deasupra liniei de plutire” (adică cu risc scăzut), necesitând doar aprobări pentru deciziile „sub linia de plutire” (cu risc ridicat). Gore a petrecut decenii dezvoltând și rafinând cultura, sistemele și procesele pentru a sprijini structura organizaţională.

Îmbunătăţirea productivității la nivel individual este o practică „safe”, care poate genera rezultatele dorite. Cu toate acestea, exceptând situaţia în care angajaţii lucrează independent în afara unei organizații, pentru a avea un impact real asupra performanței, este necesar să existe schimbări la nivel de sistem.

Citește și:
Cum și de ce crește productivitatea în munca remote

Ar trebui angajaţii remote să fie plătiţi mai puţin?