Cum să oferi feedback când lucrezi remote

Fie că ești manager sau specialist, client sau coleg… știi că feedback-ul este necesar și benefic pentru tine și ceilalți. Dar, cum îl oferi?

În lucrul remote, când nu avem un contact vizual complet cu persoanele din jur (nu putem vedea limbajul inconștient al corpului precum agitația, postura sau gesturile) este mult mai greu să oferim sau să interpretăm feedback-ul în mod complet. 

Fără un contact direct, sunt multe lucruri care scapă sau pot fi interpretate greșit.

Pentru a face feedback-ul mai ușor de oferit în lucrul de la distanță, recomand tuturor să se bazeze pe următoarele principii:

Alegerea canalului potrivit

Nimănui nu îi place să își înceapă dimineața sau să încheie seara cu un Inbox plin de email-uri negative. 

Gândiți-vă de două ori înainte de a transmite un mesaj și alegeți canalul potrivit: este dovedit faptul că feedback-ul pozitiv în scris crește motivația echipei și productivitatea, în timp ce feedback-ul negativ este mai indicat de oferit în call-uri de tip 1:1.

Empatie

Is it kind, is it useful, is it really necessary?
Dacă nu puteți răspunde cu DA la una dintre aceste întrebări sau exemplele pe care le aveți nu au un impact major, atunci probabil ce aveți în minte nu este un feedback constructiv ci doar o detensionare personală ori dorință de a vă impune propria părere.

Focus pe prezent

Câteodată, când cineva ne cere o evaluare, sărim să răspundem fără să ne gândim la consecințe. Aveți în vedere că o simplă părere aruncată uneori poate face mai mult rău decât bine.

Chiar de curând, una dintre colege m-a rugat să îi ofer un feedback pe un anumit aspect. Nu am mai lucrat de foarte mult timp împreună, așa că am considerat mai corect să nu îi ofer deloc feedback decât să mă raportez la o experiență din trecut. 

Dacă nu am ceva de zis cu adevărat important sau nu cunosc întregul context, atunci prefer să mă abțin. Nimănui nu îi place să i se pună etichete cu care să rămână pe veci; oamenii se mai schimbă, evoluează.

Claritate

Poate fi tentant să alegeți „varianta ușoară” și să eliminați feedback-ul de pe lista de sarcini sau să aruncați în grabă vorbe precum “nu îmi place/nu mă dă pe spate/nu am înțeles/nu pot/vreau altceva dar nu știu ce/fă-l să-mi placă“.

Sigur, veți scăpa repede și veți muta responsabilitatea pe celălalt. Dar efectele se vor întoarce ca un bumerang. 

Interlocutorul se va întoarce înapoi cu o listă de întrebări la care să răspundeți și pe care le-ați fi putut evita cu ușurință dacă ați fi acordat mai multă atenție formulării unui feedback constructiv de la început.

Concret

Într-un curs online pe care l-am făcut acum ceva vreme, am reținut formula de tip “nonviolent request” și de atunci încerc să o aplic peste tot. Îmi place modul concret și empatic al formulării.

Sună cam asa:
         Când faci asta … (insert observație)
         Mă simt de parcă … (insert sentiment)
         Nevoia mea este… (insert nevoie)
         Poți, te rog, să… ? (insert solicitare)

Pentru un exemplu, să ne imaginăm că cineva se simte copleșit de toate lucrurile pe care le are de făcut și dorește să transmită asta managerului său. Ar putea spune: “Vin prea multe lucruri deodată și nu le pot face pe toate!”

Sau și-ar putea contura feedback-ul folosind formula de mai sus:
         Când apar atât de multe lucruri neprevăzute de făcut (observație)
         Mă simt copleșit (sentiment)
         Nevoia mea este să știu care este ordinea de lucru (nevoie)
         Poți, te rog, să mă ajuți cu o prioritizare? (solicitare)

O altă variantă de a oferi feedback pe care am apreciat-o la unul dintre managerii cu care am lucrat acum ceva vreme, din Olanda, este formularea tip sandviș: pozitiv – negativ constructiv – pozitiv. Pentru un exemplu concret, să ne imaginăm că unul dintre colegi are erori într-un material proaspăt redactat.

Poți spune: “Mai citește și tu odată textul ăla, că e plin de greșeli.” sau “Azi ești cam certat cu limba română.”

Sau poți alege feedback-ul de tip sandviș care ar suna cam așa:

“Îți mulțumesc că mi-ai trimis articolul atât de repede, apreciez mult promptitudinea ta. (început pozitiv) Totuși, sunt câteva greșeli precum dezacorduri și lipsa unor diacritice, așa că te rog să îl mai recitești odată și să îl corectezi. 

E important să publicăm rapid acest material, dar e la fel de important să ne asigurăm că este corect. (negativ, dar constructiv) Având în vedere că ai avut un deadline foarte scurt pentru a realiza acest material amplu, per total, ai făcut o treabă foarte bună!” (final pozitiv)

“Oferă feedback așa cum ți-ar plăcea să primești” este principiul general după care încerc să mă ghidez mereu. 

Și, în funcție de asta, recunosc că mai adaptez forma în funcție de nivelul de senioritate al echipei sau chiar al tipologiei temperamentale a interlocutorului.

Citește și: 

Capcane de evitat în evaluarea performanței

12 sfaturi pentru productivitate atunci când lucrezi remote