Câteva idei despre onboarding în lucrul remote

În cele mai frecvente situații, nu durează mult de când un angajat semnează contractul și apoi este aruncat în apele adânci ale unui proiect unde trebuie să se descurce singur cu rezultate peste noapte. 

Mulți angajatori din vechea gardă privesc această perioadă ca pe un “test” prin care angajatul trebuie să treacă pentru a arăta că se poate descurca independent, că are autonomia și capacitatea profesională de a prelua un proiect “din zbor”.

Dar, studiile arată că, cu cât durează mai mult ca noii angajați să descopere cum să-și îndeplinească cu succes munca și să înțeleagă fluxul de lucru existent într-o organizație, cu atât riscă să apară întârzieri în productivitate. Mai mult, un proces de onboarding de succes poate crește productivitatea noilor angajați cu 70% și retenția angajaților cu 82%, potrivit unor statistici. 

Fără claritate și suport, noii angajați se simt nemulțumiți și părăsesc compania în primele 6 luni de la angajare (potrivit unui studiu recent Culture Amp). Și, atunci, de ce am sări peste onboarding fără să îi acordăm atenția cuvenită?

Investind în procese de onboarding eficiente, companiile pot economisi bani, timp și resurse. Totodată, astfel au șansa de a-și face cunoscute valorile și obiectivele, de a integra angajați care să se simtă parte din echipă, care să aibă încredere în organizație și în cei din jur.

V-aș putea împărtăși tot felul de exemple mai mult sau mai puțin fericite din cadrul echipelor cu care am lucrat. Însă, prefer să vă las cu câteva idei care sper să vă inspire:

Kit-ul de bun venit

În prima zi de lucru la unul dintre job-urile anterioare, am fost întâmpinată cu un “kit de bun venit”: pe lângă laptop-ul deja setat, o agendă și un telefon, am mai primit o floare, o gustare dulce și câteva gânduri personale frumos scrise de persoana care m-a recrutat. Îmi aduc și acum aminte, cu zâmbetul pe buze, de acel început de colaborare. Și, de ce să mint, invariabil, îl compar cu altele mai puțin fericite unde m-am simțit ca un câine fără stăpân.

Induction buddy

Nu e întotdeauna clar a cui este responsabilitatea procesului de induction? Desemnează fiecărui nou angajat o persoană cu experiență în organizație care să îl ghideze, să îi răspundă la întrebări și să ofere susținere în rezolvarea unor task-uri care necesită vizibilitate interdepartamentală. Încurajează ca în primele 3 luni, să existe sesiuni zilnice de check-up, de 15-30 minute, în cadrul cărora noul angajat are ocazia să lămurească orice întrebări apărute.

Întrebări frecvente

Cu cine vorbești când trebuie să faci un decont, când ai o întrebare legată de zilele de concediu, când vrei să te consulți privind aspectul punctual al unui proiect sau poate când vei vrea o mărire? Toate informațiile de acest tip ar trebui să se regăsească într-un document sau Wiki intern, actualizat la zi. Unele companii au chiar o pagină de website dedicată doar angajaților unde aceștia, pe baza cuvintelor cheie introduse în căsuța de search, primesc răspunsuri automate la cele mai frecvente întrebări.

Comunicare constantă

Cele mai multe organizații cred că onboarding-ul se petrece exclusiv în prima săptămână de lucru a noului angajat, iar ulterior ar trebui să se descurce singur. Nu e de mirare că așa încep să apară frustrări și, conform unor studii în domeniu, așa se face că abia 1 din 5 noi angajați recomandă mai departe compania la care tocmai s-au angajat.

Fie că este vorba despre întâlniri de tip 1:1 între manager și subaltern, între responsabilul HR și persoana nou angajată ori între colegii din cadrul aceleiași echipe, comunicarea constantă este obligatorie. Și nu ar trebui întotdeauna să aibă drept subiect task-urile zilnice și termenele de predare. Acordați timp și pentru alte tipuri de discuții, empatizați și încercați să înțelegeți modul cum este privită organizația prin ochii unei persoane care vine din afară. Puteți obține astfel niște insight-uri foarte utile pe care poate nici nu le-ați fi bănuit.

Structură

Oamenii au încredere în sistemele care oferă organizare și claritate, iar standardizarea proceselor, inclusiv a celui de onboarding, este o calitate de neprețuit în dezvoltarea sustenabilă a unei companii. Totodată, aceasta câștigă încrederea angajaților asupra faptului că organizația este condusă de oameni cu viziune și direcție clară de urmat.

Un spațiu sigur

De cele mai multe ori, colegii noi veniți nu își găsesc cuvintele ușor și nu prea pun întrebări din teama de a nu fi judecați. Alteori, dimpotrivă, vin cu un apetit foarte mare de a schimba lucrurile fără a înțelege un anumit context.

Creați o serie de întâlniri în care fiecare să se simtă confortabil, să aibă spațiu pentru împărtășirea vulnerabilităților și reușitelor, pentru definirea unui obiectiv comun. 

Spre exemplu, în cadrul unuia dintre proiectele la care lucrez, avem obiceiul ca în fiecare vineri să ținem o ședință scurtă la finalul căreia împărtășim două lucruri pozitive (unul profesional și altul personal) specifice acelei săptămâni.

 Este o discuție foarte scurtă, dar care ne ajută să conștientizăm mai bine evoluția pe care o avem de-a lungul timpului.

Fie că se desfășoară online sau față în față, procesul de onboarding trebuie să fie despre oameni, despre conectare, despre a oferi experiențe pozitive care să pună în valoare atât organizația cât și calitățile colegului nou venit. 

Știți vorba aceea: prima impresie nu se uită niciodată.