Cum creăm angajaţilor remote ocazii recurente de întâlnire faţă în faţă?

De la o lună la alta, munca remote câştigă incontestabil teren în aceste vremuri noi. Pe măsură ce învăţăm să privim lucrul de la distanţă ca pe o normalitate, liderii au de găsit soluţii creative la un nou tip de cerinţă: să asigure echipelor şi suficiente interacţiuni “de aproape”. Întâlnirile periodice în persoană, în grupuri mari sau restrânse, rămân şi în formula remote un factor-cheie al performanţei şi-al dragului de muncă. 

Nu le eliminăm de tot lucrând remote, ci doar renunţăm la surplusul de şedinţe şi ore petrecute pironiţi de un birou fix.

Vechiul obicei al petrecerilor de Crăciun

Citind cartea “Remote. Biroul este opţional”, m-a frapat o observaţie din primele capitole: “probabil deja o faci”. La o analiză mai atentă, chiar şi atunci când mergem zilnic la birou, colaborăm cu diverşi parteneri şi furnizori care nu sunt fizic lângă noi. 

Gândul acesta m-a condus spre o altă imagine: aceea a întâlnirilor anuale cu colegii din toată ţara la care am participat în anii mei de experienţă corporatistă. După luni de zile în care practic lucraserăm remote unii faţă de ceilalţi, era o sărbătoare să stăm aproape, iar în cazul noilor veniţi în organizaţie să putem asocia o voce sau o fotografie cu un om în carne şi oase.

Peste câteva zile, reveniţi fiecare la postul lui, atmosfera de lucru era cu totul alta. În întreaga reţea se simţea un fel de pact reînnoit. La fel se întâmplă şi când nu lucrăm de la un birou fix. 

Întâlnirile fizice periodice între angajaţi funcţionează – împrospătează starea echipei, stimulează performanţele, completează aspecte profesionale sau interumane care nu se pot acoperi de la distanţă.

De ce este nevoie să asigurăm angajaţilor remote ocazii recurente de întâlnire în offline?

• În primul rând, pentru că ne conectăm mai uşor la oamenii pe care i-am întâlnit fizic măcar o dată în viaţă. Colaborăm mai bine când renunţăm la acea barieră de formalism impusă de faptul că nu ne ştim încă îndeaproape cu un coleg. Când putem asocia un nume sau o voce cu o fiinţă pe care am avut-o în faţa ochilor la un moment dat şi pe care o revedem periodic, dispare senzaţia de neclaritate şi rezervă din zilele când ne întâlneam doar în mediul online.
• Întâlnirile faţă în faţă sunt şi o ocazie excelentă de-a integra mai bine colegii noi, care încă nu au avut ocazia să interacţioneze direct cu restul echipei.
• Dincolo de componenta umană, empatică şi socială, întâlnirile fizice periodice între angajaţi sunt necesare şi din considerente pur pragmatice:
  – organizând grupuri de lucru, se pot accelera proiecte ajunse aproape de un termen limită, când e nevoie de un efort comun suplimentar;
  – aducând periodic oamenii aproape, se pot prezenta şi discuta proiectele în derulare, astfel încât fiecare să plece cu o imagine mai clară despre stadiul acestora;
  – facilitând întâlniri între angajaţi, se pot dezbate şi trasa noi direcţii pentru viitorul afacerii.

Variante de întâlniri în persoană pentru angajaţii remote

În funcţie de specificul activităţii, de mărimea organizaţiei şi de răspândirea geografică a echipelor, liderii pot opta pentru diferite forme de reunire a angajaţilor remote în lumea “reală”. Desigur, momentan aceste soluţii trebuie adaptate la contextul încă incert al pandemiei, însă rămân valabile ca repere pentru companiile care vor opta în continuare pentru un regim de lucru în totalitate remote sau hibrid.

• Întâlniri de lucru în grup restrâns cu obiectiv punctual. Aşa cum am precizat, uneori acestea se impun în diferite etape ale proiectelor. Unde? Spaţiile de coworking sunt o soluţie perfectă dacă nu dispui de un sediu suficient de spaţios sau de bine dotat sau dacă pur şi simplu doreşti să oferi angajaţilor libertatea de a-şi alege locul de întâlnire.
• Reuniuni periodice – de obicei anuale – cu toată compania. Este de remarcat exemplul organizaţiilor all-remote precum GitLab, cu angajaţi din zone diferite ale globului, care se reunesc periodic pentru câteva zile, îmbinând astfel unele discuţii generale de afaceri cu ocazii memorabile de socializare şi reconectare umană.
• Reuniuni în echipe locale. Cei ce locuiesc în apropiere sau fac parte din aceeaşi echipă se pot organiza şi întâlni în număr restrâns. Fie că vorbim despre o seară la terasă sau un weekend la munte, fie despre câteva zile pe lună în care lucrează împreună dintr-un hub de coworking, fie orice alt ritual stabilit în funcţie de nevoi şi preferinţe, se pot crea ocazii recurente de înâlnire în formulă restrânsă.
• Conferinţe şi workshop-uri în domeniu. Angajaţii apreciază ocaziile de a se pune la curent cu ultimele noutăţi în profesia lor, iar compania beneficiază dacă susţine formarea continuă a specialiştilor ei. În plus faţă de accesul la informaţii noi, participarea la conferinţe permite echipelor remote să se bucure de prezenţa reciprocă, îmbinând utilul cu plăcutul.

Contrar opiniilor extremiste, munca remote nu înseamnă izolare, nici renunţare drastică la vechile modele de lucru. Remote înseamnă în primul rând flexibilitate la nivelul spaţiului din care ne desfăşurăm activitatea. Iar faptul că ne întâlnim mai rar în persoană cu colegii noştri poate fi privit ca atu: momentele acelea mai rare vor fi mai productive, mai fericite şi mai semnificative pentru toată lumea.

Citește și:
Recomandare de lectură: despre munca remote într-o carte de succes

Beneficiile echipei mixte din punct de vedere geografic