Cum oferim și primim feedback-ul constructiv

Feedback-ul este o formă specifică de mesaj, cu funcţiuni aparte. Transmis „în sens invers”, este elementul care încheie procesul de comunicare și al cărui gen de construcție diferă față de cel trimis de emiţător. 

De exemplu, confirmarea emisă de un subordonat poate fi mult diferită față de ordinul transmis de către managerul său (scris sau verbal). 

Prin feedback, emiţătorul verifică în ce măsură mesajul său a fost înţeles corect ori a suferit filtrări. 

După modul în care se produce, feedback-ul poate fi: 

• direct (imediat); 
• indirect (întârziat).

Într-o altă clasificare, el este de două feluri:

• pozitiv, de întărire sau amplificare a semnalului inițial și de atingere a unui nou echilibru; 
• negativ, utilizat pentru auto-corectare și pentru menținerea echilibrului existent.

În cazul sistemelor psiho-dinamice, definiția devine mai nuanţată: feedback-ul este o descriere a comportamentului altei persoane și reacția cognitivă sau emoțională la acesta.

Feedback-ul constructiv poate, și ar fi nevoie, să constituie o cale de a sprijini o persoană să devină mai eficientă. 

Puterea lui vine din faptul că generează redresarea sau menținerea unei stări bune, ori chiar schimbarea unui comportament. 

Intrarea în bucla de feedback poate fi făcută doar ca urmare a unei cereri sau a acceptării unei oferte și după verificarea disponibilității resurselor necesare (timp, atenție, stare emoțională și cognitivă, etc.).

Feedback-ul constructiv are drept scop furnizarea de comentarii și sugestii utile, oneste și la timp, care să aibă un efect pozitiv, să conducă la procese, rezultate sau comportamente mai bune. Este folositor și benefic atunci când informația oferită:

• aduce încurajare și sprijin;
• sugerează măsuri corective;
• propune direcții de acțiune.

Feedback-ul constructiv se referă la acțiunea observată, la consecințele ei (identificate) și la reacțiile observatorului. 

Are valoare atunci când este oferit la timp, în scopul de a îmbunătăți situația existentă. Este specific pe problemă, orientat către soluții și acțiuni. De asemenea, este obiectiv, motivator, reflectă susținerea celui care îl oferă.

Un bun feedback constructiv este clar, respectuos, se referă la comportament, şi nu la persoană, este util, adaptat capacității de înțelegere a receptorului și indică modificări posibil de realizat.

În mod ideal, este construit în scop moderator și conţine atât o componentă pozitivă, de încurajare a unei părți a comportamentului vizat, cât și una negativă, de orientare în vederea obținerii unui rezultat diferit.

Cum oferi feedback-ul constructiv:

1. Acordă-l ca urmare a unei cereri sau după acceptarea ofertei, în cel mai scurt timp posibil, și după verificarea disponibilității receptorului.
2. Enunță scopul, contextul și problema la care se referă feedback-ul.
3. Dă detaliile specifice (concrete, pe cât posibil numerice).
4. Descrie impactul obiectiv și/sau subiectiv al faptelor, la nivel cognitiv și/sau emoțional.
5. Verifică înțelegerea mesajului și disponibilitatea de a iniția acțiunile necesare.
6. Formulează-l:

• descriptiv și nu evaluativ;
• în nume propriu („eu …”);
• direct și onest;
• fără mesaje amestecate sau contradictorii (specifică clar ce este pozitiv și ce este necesar a fi schimbat).

Cum primești un feedback constructiv:

1. Ascultă activ. Dacă este necesar, cere clarificări.
2. Semnalează primirea și înțelegerea conținutului, chiar dacă nu corespunde cu propria opinie. Nu se dau explicații sau justificări, nu se apără propriul punct de vedere sau mod de acțiune.
3. Se indică modalitatea în care poate fi folosită informația primită sau se propune o nouă întâlnire pentru a stabili modul de utilizare a acesteia.
4. La sfârșit, mulțumește pentru opinia împărtășită. Fără argumentări ulterioare sau comentarii, fără feedback la feedback.

——

Bibliography:

• Anne Sugar, Autor – „Cum să oferi feedback pozitiv atunci când nu simți asta în mod natural”
• Manual pentru cursul Inspector Resurse Umane, Autor Ane-Mary Ormenișan (Proiect: „Instruirea angajaților implicați în activități de management și resurse umane prin programe integrate – INSTRUCT -SV”, ID: 118136, contract nr. POCU/227/3/8/118136)