De ce să încurajăm comunicarea scrisă în organizaţie?

Imaginează-ţi că lucrezi cu concentrare maximă la un proiect, dar sună telefonul şi trebuie să îţi întrerupi munca. Un coleg îţi spune că îţi va trimite un mesaj peste câteva minute sau îţi adresează o întrebare nesemnificativă pentru care el nu are la îndemână răspunsul. 

Pe linia celalaltă insistă altcineva. Între timp s-a postat lângă tine o colegă de la un alt departament şi aşteaptă să intervină cu o observaţie. 

După ce îi lămureşti pe toţi, constaţi că ceea ce făceai înainte era mai important pe lista ta de priorităţi şi că din cauza acestor întreruperi ţi-ai pierdut ritmul de lucru. Îţi sună familiar? La un moment dat cu toţii ne-am confruntat la serviciu cu situaţii de acest gen.

La intersecţia dintre numeroasele procese din cadrul unei companii, comunicarea eficientă este cu siguranţă o artă. Iar vestea bună este că se poate obţine educându-ţi angajaţii să respecte câteva principii de bază în orice formă de comunicare: coerenţă, concreteţe, consistenţă, angajament. 

Toate acestea pe un ton suficient de formal, dar şi de uman pentru a menţine o atmosferă deopotrivă profesionistă şi creativă în echipă.

Dintre metodele de comunicare folosite într-o organizaţie, cea scrisă atrage tot mai mult interesul în prezent. 

Pe măsură ce munca în regim remote şi echipele asincrone se transformă dintr-o necesitate impusă de condiţiile sociale din ultimul an într-o strategie inspirată şi profitabilă, este în interesul oricărui angajator să încurajeze comunicarea scrisă eficientă în interiorul companiei sale.

Asigurând un suport permanent de înregistrare a ideilor, comunicarea scrisă poartă o serie de avantaje specifice:

1. Oferă transparenţă şi ajunge în timp real la toţi destinatarii unui singur mesaj.
2. Elimină neînţelegeri şi ambiguităţi; permite adresarea de întrebări şi formularea de răspunsuri precise, la obiect, care pot fi uşor reaccesate la nevoie. Studiile de specialitate au arătat că într-o oră uităm circa 50% din informaţia nou auzită, în 24 de ore 70%, iar într-o săptămână 90%. Dacă ne obişnuim angajaţii să comunice în scris, eliminăm riscul de a pierde din vedere informaţii esenţiale.
3. Comunicarea scrisă construieşte cadre de discuţie bine organizate, în care fiecare coleg înţelege mai bine ce are de făcut, ce se aşteaptă de la el, cum se poate sincroniza cu restul echipei.
4. Nu în ultimul rând, permite fiecăruia prioritizarea activităţilor de pe ordinea sa de zi. Majoritatea angajaţilor sunt implicaţi în mai multe proiecte simultan sau trebuie să se ocupe de mai multe procese din cadrul aceluiaşi proiect. În loc să ne întrerupem unii pe alţii cu telefoane haotice sau vizite la birou consumatoare de timp şi de energie, ne putem gestiona mult mai eficient munca dacă ne axăm pe comunicarea scrisă.

Din moment ce această formă de comunicare poate aduce atâtea beneficii, cum o obţinem? Ce ar fi indicat să urmărim şi să încurajăm în stilul de scriere din cadrul organizației?

1. Avem nevoie să stabilim un model de comunicare precisă, concretă şi la obiect, uşor de înţeles de către toţi cei ce citesc mesajele. În mediul de afaceri nu este loc pentru mesaje vagi, abstracte sau metaforice.
2. Consistenţa este o altă cheie a comunicării scrise eficiente. Dacă rămânem concişi şi folosim cât mai puţine cuvinte posibil, economisim timp. Frazele scurte şi termenii familiari tuturor sunt de dorit.
3. Un mesaj eficient este logic şi complet. Spunem tot ce avem de spus în context, iar cei ce citesc nu rămân cu impresia că vom reveni asupra mesajului.
4. Tonul ar trebui să rămână politicos şi constructiv, deschis, sincer, pozitiv, astfel încât să încurajeze comunicarea liberă. Dacă fiecare membru al echipei simte că vocea îi este auzită, creşte implicarea sa şi satisfacţia muncii.
5. Un mesaj bine scris încurajează coechipierii să acţioneze. Comunicarea cu adevărat eficientă produce urmări şi mobilizează participanţii la discuţie să ia atitudine.

În ritmul accelerat al mediului de afaceri, comunicarea scrisă eficientă permite ca termenele-limită să fie respectate, obiectivele atinse, feedback-ul necesar să fie oferit la timp, ideile noi să fie împărtăşite mai uşor, iar activitatea îmbunătăţită încontinuu. 

Toate acestea fără să fie nevoie ca membrii echipei să fie cu toţii în acelaşi loc, în aceeaşi clipă. Comunicarea scrisă aduce mulţi oameni alături, în momentul cel mai potrivit pentru fiecare.

Ai luat în calcul până acum cât de productiv poate fi acest mod de comunicare şi cât timp poţi salva axându-te pe comunicare scrisă în cadrul companiei tale?

Citește și:
Cum să oferi feedback când lucrezi remote

Schimbarea în organizaţie – o contribuţie de la mic la mare