Siempre que entramos a una empresa, llegas y te presentan tu escritorio y ya sabes que siempre será tu puesto. ¿Pero, qué pasa cuando eres trabajador remoto? Lo sé, lo normal es pensar en el escritorio de tu casa, pero, cuando tu empresa te brinda la oportunidad de trabajar donde quieras, lo primero que haces es buscar el lugar más genial para trabajar, o bueno fue lo que me sucedió. 

Empecé ir a espacios de coworking y fue en ese momento que comencé a escuchar “Hot Desk”, de manera curiosa, pensaba que se trataba de algo que calentaba tu puesto, algo ingenuo, ¿verdad? Si lo sé, pero, al investigar y vivirlo, me di cuenta de que ya hacía parte de mi día a día y era justo lo que más disfrutaba de estar en un coworking, la posibilidad de elegir el lugar donde trabajar, según mi preferencia: un sitio al aire libre, o puff, o una silla  más ergonómica. 

El simple hecho de escoger ya era un plus, pero ven te cuento más a detalle que es esto del hot desk y porque es importante que conozcas más allá de su significado, las ventajas y las estrategias que puedes implementar gracias a este.

¿Qué es “Hot desking”?

Es algo simple, pero fundamental en el día a día de un trabajador remoto, es ese concepto que define cuando un escritorio no tiene un único dueño, o mejor dicho, no tiene dueño, a diferencia de una oficina convencional donde tienes tu espacio asignado, cuando llegas a un coworking tienes la flexibilidad de sentarte a donde más gustes. La primera vez que fui con mi colega Cami, no estaba realmente segura como era la dinámica, cómo funcionaba. Pero rápidamente entendí a lo se referían cuando hablaban de libertad de trabajar donde quisieras.

Funciona de esta manera: Puedes llegar y elegir el lugar que más te guste y sientas cómodo en ese momento. Si deseas cambiar de asiendo al día siguiente, puedes hacerlo. Incluso, en largas jornadas de trabajo, muchas personas comienzan su día en un asiento, y terminan en otro. Eso es lo bueno de la flexibilidad.

Para mí, el Hot Desking es una oportunidad perfecta para quienes valoramos la posibilidad de personalizar y mejorar nuestra experiencia de trabajo. Además, está alienado con lo que las empresas con trabajadores remotos e híbridos, están necesitando hoy en día: El balance perfecto entre adaptabilidad y colaboración. 

Pero, ¿cómo es que las empresas han evolucionado de tener a sus empleados en oficinas tradicionales a darles esta flexibilidad? Veamos un poco sobre la evolución de los espacios de trabajo.

La evolución de los espacios de trabajo compartidos

Recuerdo como hace algunos años, el modelo de oficina tradicional era una regla irrefutable. Cada empleado tenía su escritorio fijo, y muy rara vez cambiaba, tanto así, que los empleados solían decorar sus oficinas para hacerlas un poco más amenas. Pero con el auge del trabajo remoto y los modelos híbridos, esto ha cambiado drásticamente. En mi experiencia, los coworkings se han convertido en puntos clave para trabajar de manera cómoda y conectada, pero sin la rigidez y los límites de una oficina fija.

Hoy, muchas empresas prefieren los espacios de trabajo flexibles, no solo por el ahorro de costos, sino porque fomentan un ambiente colaborativo, este tipo de espacios se vuelven en el aliado idea para la creatividad y para mejorar la productividad. Es impresionante como espacios como estos transforman la manera en que nos relacionamos en el trabajo, no solo dándonos la oportunidad de conectar de manera eficiente con nuestros colegas, sino también permitiéndonos hacer relaciones con otras personas que puede también aportarnos valor.

Imagen: Coworking Workology en México de Pluria

Beneficios del hot desking

¿Cómo algo tan sencillo puede brindar grandes beneficios? Cuando experimenté el hot desking por primera vez, me sorprendí de lo práctico que era. A continuación, te comparto alguno de los beneficios que puede traerte a ti y a tus empleados: 

• Ahorro de costos: No es un secreto que te permite reducir gastos en mobiliario y mantenimiento, un rubro significativo en la empresa que tienen oficinas tradicionales. Brindar esta opción en las empresas permite a trabajadores remotos como yo disfrutar la libertad de no estar atado en un escritorio y a la vez ser eficientes. 
• Flexibilidad: Me encanta poder elegir un lugar tranquilo para concentrarme o sentarme cerca de mis compañeros cuando necesito colaborar, nada como realizar una lluvia de ideas en un lugar que cuente con todo lo necesario para que la creatividad fluya.
• Mayor colaboración: Es fácil interactuar con personas de diferentes equipos o incluso de otras empresas en un coworking, esto nos permite tener una visión diferente de nuestro trabajo. Muchas veces, he tenido la oportunidad de conocer a otros profesionales que me han brindado su opinión y ayuda en varias cosas que hago de mi trabajo, ya que a veces podemos caer en una miopía al estar viendo siempre desde adentro del negocio.
• Promueve el orden: Saber que alguien usará el espacio después de mí, motiva a dejar el espacio de trabajo organizado y limpio. 
• Mejor uso del espacio: Los hot desk son ideales para aprovechar al máximo cada rincón de coworking dentro de un modelo de trabajo híbrido, lo que permite optimizar recursos y mejorar la eficiencia de los colaboradores.

¿Por qué los hot desks son importantes hoy en día?

Con la llegada del trabajo remoto y la transición hacia modelos híbridos, las empresas necesitan soluciones que combinen flexibilidad y funcionalidad, de ahí es donde radica la importancia del hot desking, en su capacidad de adaptarse a las necesidades modernas de trabajo. 

El uso de coworkings es el claro ejemplo de ello, Estos espacios no solo ofrecen hot desks, sino también salas de reuniones y áreas colaborativas. Aquí, los empleados tienen la libertad de elegir el entorno que mejor se adapte a sus tareas diarias, lo que impacta directamente en la productividad y eficiencia de los equipos.

Imagen: Coworking Workmates en Bogotá, Colombia de Pluria

¿Qué incluye un hot desk?

Te preguntarás ¿Bueno, eso es solo un escritorio? Vas a encontrar en muchos espacios de coworking que tendrán hot desk adaptados con todo lo que necesitas para tener una buena jornada laboral. Por ejemplo, encontrarás escritorios para una sola persona, perfectos para esos momentos donde solo necesitas enfocarte en tus actividades, también encuentras escritorios donde incluso pueden estar hasta 6 personas, estos se convierten en el espacio ideal para colaborar con tu equipo. 

Algo increíble de los hot desks es que tienes también beneficios cómo tener tomacorrientes justo a tu lado sin tener la necesidad de molestar a otros colegas del espacio de coworking, algunos incluso cuentan con pequeñas amenidades como lámpara personal, cojines, y mucho más. Puedes disfrutar de las zonas comunes como sala de impresión, estación de cafés, salón de juegos, terrazas y mucho más. ¿Suena bien verdad?

Imagen: Neon Coworking Brasil de Pluria

¿Cómo elegir un coworking ideal?

Las personas que me conocen, ya me relacionan como alguien experta en espacios de coworking, no considero que sea así, pero si tengo la experiencia suficiente para darte mis mejores tips y consejos para que tengas una experiencia increíble. 

Siempre a la hora de buscar un coworking es fundamental para mí, tener en cuenta estas cosas para garantizar que voy a estar bien y no pasaré un mal rato por una decisión mal elegida. Por ello, te invito a tomar nota para que tu próxima experiencia sea igual de buena o incluso mejor.

• Ubicación: Puede sonar algo obvio, pero siempre me aseguro de que sea fácil de llegar. Por ejemplo, que tenga transporte público cerca, o que pueda tomar un taxi sin problemas, también lo busco en relación en el lugar donde me encuentre, ya sea si tengo una cita médica y pueda encontrar algo cerca o simplemente un lugar que esté cerca de casa. 
• Comodidades: Este aspecto es fundamental. Nada como llegar a un sitio que conecte contigo, que te sientas de manera cómoda. Valoro mucho una muy buena iluminación, en mi caso, me gustan los lugares con un ambiente cálido, acogedor, que no tenga esa vibra de oficina aburrida de banco, pero eso es lo bueno de escoger, puedes hacerlo con el que más te guste, es importante tener en cuenta un internet rápido y por supuesto opciones de cafés o snacks.
•  Distribución de los hot desks: Antes de escoger un coworking miro en las fotografías y videos cómo están distribuidos sus hot desks y si hay variedad. Por ejemplo, si veo que tienen diferentes mesas, opciones al aire libre o incluso sillas tipo puff (mi opción favorita), no dudo en escoger un espacio. Lo importante es que conocer siempre estos espacios antes para asegurarte que su distribución sea la ideal para ti. 
• Ambiente:  ¿Buscas inspirarte para ser más creativo? ¿O quieres un lugar para estar a solas? Son las preguntas que me hago cada día que decido buscar un nuevo espacio para trabajar. Así será más fácil hacer mi elección y disfrutar de un día agradable.

¿Cómo funciona la colaboración cuando decidimos trabajar en Hot Desks?

Es normal que pensemos en situaciones individuales cuando hablamos de hot desk, pero, también es posible disfrutar de estos espacios y colaborar con tu equipo. Como anteriormente mencionaba, existen tipos de hot desk que cuentan con espacio para más de dos personas, alguno de ellos pueden tener como amenidades pizarras, de esta manera la colaboración en equipo se vuelve más productiva y valiosa para las empresas. 

Por ejemplo, En Belafonte Coworking, ubicado en Santa Marta, Colombia, disfrutas de una sala con amplias mesas que son Hot desk, con el equipo a veces trabajamos en este espacio y tenemos un tablero grande para poder discutir los temas importantes que necesitan ser hablados en persona. Estamos todos juntos, pero a la vez podemos ubicarnos nuevamente en espacios individuales para avanzar con nuestras tareas. A eso le llamo aprovechar la flexibilidad. 

Generar estos espacios para tu equipo de trabajo les permite innovar en ideas, ser más proactivos en sus actividades diarias y adaptarse en un ambiente que cada día los motive a ser mejores. Me pasa, que cuando voy a un coworking y veo a otras personas colaborando, trabajando, siento esa necesidad de hacer lo mismo.

El futuro de los espacios de trabajo compartidos.

En definitiva, puedo decir que, gracias a mi experiencia, los hot desks y los espacios de coworking representan el futuro del trabajo. Con la tecnología avanzando, estos espacios están integrando herramientas como sistemas de reservas automatizados, alianzas con otras empresas que permiten conectar de manera fácil espacios con usuarios y estaciones de trabajo inteligentes. También están adoptando diseños sostenibles, lo que me hace sentir bien usándolos. Además, que son perfecto para networking y la colaboración.

Trabajar en un hot desk no solo transforma cómo trabajas, sino como te sientes en el entorno laboral. Si aún no lo has probado, ¡Anímate! Quizás, descubras, como yo, que un cambio tan simple puede marcar una gran diferencia.

Conclusión

En definitiva, el término de hot desking no solo representa una nueva forma de trabajar, sino también una filosofía que prioriza la libertad, la flexibilidad y la colaboración. Recuerdo que cuando lo descubrí y no tenía idea de lo que iba a significar para mí, empecé a hacerlo parte de mi vida y se convirtió en algo esencial de mi rutina. Para las empresas, adoptar este modelo es una transformación estratégica: no solo optimiza recursos y reduce costos, sino que también mejoran la experiencia de sus empleados. 

Trabajar en un espacio compartido no solo me ha permitido ser más productiva, sino que también ha fortalecido mi colaboración con otros. Hoy en día, en un mercado ta competitivo, con talentos valiosos, es más que importante ofrecer alternativas diferentes y nuevas de trabajo que animen y permitan retener personas que representen un alto valor para la compañía. Las empresas que implementan los hot desks están demostrando su compromiso con un entorno adaptativo y moderno. Este enfoque no solo demuestra y los posiciona como empleadores atractivos, sino que también las prepara para afrontar los desafíos del futuro del trabajo.

Si aún no has explorado esta opción en un coworking. Y llegaste hasta aquí, ¿qué esperas para reservar tu primera experiencia? ¡Te invito a hacerlo! Puede que, como a mí, te sorprenda cómo un simple cambio en la distribución de asientos pueda transformar tu forma de trabajar, potenciar tu creatividad y conocer nuevas personas que ayuden a impulsar tu negocio.