Practici esențiale în managementul echipelor remote

Pe măsură ce fenomenul remote capătă amploare și ne obișnuim cu normalitatea lucrului de la distanță, constatăm că în jurul conceptului de muncă flexibilă se conturează noile modele pentru managementul echipelor remote, menite să asigure buna funcționare a organizațiilor nu numai în aceste timpuri inedite, ci și pe viitor. La urma urmei, sintagma „remote e aici pentru a rămâne” stă pe buzele tuturor.

Pentru cei mai mulți manageri, adaptarea forțată de împrejurările ultimilor ani la lucrul descentralizat din afara biroului a constituit o dublă provocare: în primul rând, ei înșiși, ca angajați, au fost nevoiți să integreze rapid acest stil de muncă; în al doilea rând, din poziția de manageri, au fost nevoiți să găsească soluții spontane de coordonare a unor echipe nefamiliarizate cu munca din afara biroului. 

Până în acel moment, multe organizații aveau trasată doar sumar această variantă, sub forma unor proceduri pentru situații de criză majoră care păreau improbabil să se întâmple vreodată.

Ce presupune managementul echipelor remote?

Indiferent de unde lucrați tu și echipa ta, să fii un bun manager înseamnă să fii asemeni unui dirijor, cu intervenții ferme, dar subtile, așa încât să stimulezi performanța fiecărui angajat, coeziunea echipei și alinierea ei la obiectivele organizației. 

În esență, un manager trebuie să aibă o foarte bună capacitate de sinteză și viziune de ansamblu, să încurajeze colaborarea între coechipieri, să delege sarcinile potrivite omului potrivit, să pună în valoare și să motiveze fiecare angajat în parte.

A face toate acestea în context remote înseamnă a ține cont de unele riscuri derivate din lipsa interacțiunii directe între oameni, precum senzația de izolare socială, comunicarea defectuoasă, accesul deficitar la unele informații, diverse nesincronizări între colegi și întârzierile aferente.

Tocmai de aceea, a fi managerul unei echipe remote nu înseamnă a transborda, pur și simplu, vechile proceduri către lucrul din afara biroului, ci a ști la care dintre ele să renunți în noul cadru, pentru a nu îngreuna procesele, și ce să adaugi în practicile tale de coordonare, pentru ca în final toată echipa să lucreze bine remote, iar tu să te bucuri la rândul tău de mai multă performanță, libertate și flexibilitate.

Tehnici specifice pentru managementul echipelor remote

Soluțiile la provocările specifice lucrului în regim remote constau, în principiu, în trasarea unor reguli de bază privind colaborarea de la distanță, interacțiunile periodice în echipă și cele pe care le vei avea cu fiecare angajat în parte.

1. Regulile de bază în colaborarea remote presupun stabilirea unor factori precum:

• timpul de lucru sincron, orele când se așteaptă ca fiecare angajat să fie disponibil, programul său de lucru;
• datele de contact pentru fiecare angajat; cum și când să fie contactat, în funcție de urgența situației;
• regulile de comunicare: mijloace de comunicare (în ce situații se va comunica prin email, chat intern, telefon, videoconferințe etc.); termenul-limită de răspuns la mesaje; structura similară a mesajelor (de exemplu, când se poate marca un email ca urgent).

Întrucât comunicării de la distanță îi lipsesc unele indicii suplimentare prezente în interacțiunile față în față (gesturi, mimică, ton), este important să stimulezi în cadrul echipei o comunicare scrisă elegantă, coerentă, suficient de prietenoasă și degajată, dar și concisă, la obiect, ordonată. 

Ca manager, trebuie să știi să citești printre rânduri, iar atunci când se impune un feedback negativ,  cu atât mai mult este nevoie de o bună cântărire a cuvintelor, pentru a nu descuraja, ci a stimula îmbunătățirea performanței. 

• procedurile de urmat întocmai de către echipă versus autonomie: fiecare angajat trebuie să înțeleagă foarte bine ce trebuie făcut în același mod de către toată echipa și unde dispune de autonomie – un aspect pe care munca remote îl favorizează din plin – în stabilirea modului în care se va îndrepta spre obiectivele stabilite. 

2. Întâlnirile virtuale de echipă sunt recomandate nu numai pentru discutarea proiectelor în derulare, ci și pentru păstrarea spiritului de camaraderie între colegi. Totuși, în spiritul eficienței și al concentrării asupra rezultatelor, ca manager trebuie să gândești aceste întâlniri astfel încât să nu fie inutil de dese, lungi sau obositoare.

Dacă optezi, de exemplu, pentru o ședință video săptămânală, este bine ca aceasta să nu dureze mai mult de o oră, timp suficient pentru a-ți pune echipa la curent cu ultimele noutăți din organizație, apoi pentru ca fiecare să împărtășească celorlalți progresul său în cadrul proiectelor, eventuale blocaje, solicitări pentru colegi sau pentru tine, ca manager. La final, toată lumea va avea de câștigat dacă rezervați 5-10 minute discuțiilor libere, ca cele din pauzele de cafea.

3. Cu atenție să nu le transformi în prelegeri de micromanagement, discuțiile periodice, de tipul unu la unu, cu membrii echipei te ajută să oferi într-un mod individualizat sprijinul și ghidarea necesare, să înțelegi realitatea fiecărui subaltern și să îl ajuți să devină mai productiv.

Ar fi util, de exemplu, să afli:

• dacă lucrul de acasă îi îngreunează munca;
• în ce zile i-ar fi mai favorabil să lucreze dintr-un spațiu de coworking;
• unde consideră că a devenit mai performant de când muncește remote;
• cum simte colaborarea cu restul echipei în acest context și își  vede evoluția profesională pe termen lung, într-un model de lucru hibrid.

Pe lângă toate acestea, le poți cere angajaților feedback-uri periodice privind stilul tău de management remote. Atunci când este implicat în deciziile care îl privesc direct, orice angajat se poate dovedi un bun manager și poate sugera soluții foarte bune de optimizare a procedurilor care vizează echipa.

Pe tine ce te-a învățat experiența ultimilor ani despre coordonarea echipelor remote?