Cum gestionăm multitudinea de email-uri pe care le trimitem zilnic în munca remote

Știai că 65% dintre oamenii care au trimis sau primit un email au provocat destinatarilor, neintenţionat, furie? 

Jumătate din populația globală folosește email-ul. În 2020, internetul număra circa 4 miliarde de utilizatori, iar conform The Radicati Group, până la finalul lui 2024, numărul lor va crește la aproape 4 miliarde și jumătate. 

La prima vedere nu ar părea vreo statistică îngrijorătoare, mai ales dacă analizăm motivele ce țin de shopping-ul online, de social media și, în general, de faptul că, în calitate de consumatori, pentru orice activitate e necesară o identificare de acest gen. 

Problema apare atunci când, în interes profesional, o persoană ajunge să primească și 100 de email-uri pe zi și, nu de puține ori, acest lucru e, de fapt, un tablou corporativ. 

Dincolo de factorii de stres ce pot apărea din această cauză, se ascund furia, confuzia și conflictele – o arată un alt studiu ​​realizat anul trecut de Sendmail, care evidențiază că aproape 65% dintre oamenii care au trimis sau primit un email au provocat, neintenţionat, furie destinatarilor. 

Ce e de făcut, de ce se ajunge aici și cum putem evita o astfel de stare?

În 2020, s-au trimis și primit 306 miliarde de email-uri, față de 206 miliarde de email-uri în 2017. Deși foarte mulți angajați ar declara oricând că unele ședințe pot fi ușor înlocuite de o serie de email-uri, în realitate, trendul ascendent din căsuțele de inbox și sent ar putea fi și el ținut sub control. Mesaje precum „Mulțumesc”, „Keep you updated!”, „Done” și altele ar putea lua o altă formă sau pot fi transmise printr-un alt canal.

De câte ori v-ați întrebat, însă, dacă mesajul trimis e înțeles corect de către destinatar? Dacă trebuia să reacționați sau dacă ați făcut-o într-o manieră potrivită? În timp ce, în 80% dintre situații, aceștia consideră că s-au făcut înțeleși, în realitate, acest lucru se întâmplă în mai puțin de 60% din cazuri. 

La ce ar trebui să fim totuși atenți atunci când trimitem un email?

Codul bunelor maniere nu înseamnă doar reguli de comportament la masă, la restaurant ori într-o discuție în care încercăm să ne manifestăm politețea. El este, astăzi, extins. Codul bunelor maniere în societate implică, inevitabil, și o conduită digitală ce nu trebuie neglijată. 

Deși digitalizarea înseamnă utilizarea a numeroase platforme video, aplicații și instrumente de lucru, pentru moment, ne concentrăm atenția asupra email-urilor. 

Vi s-a întâmplat vreodată să citiți un email plin de greșeli și de-a dreptul ofensiv? Probabil că, inevitabil, v-au venit în minte cel puțin trei idei: fie expeditorul nu cunoaște ortografia și gramatica de bază, fie nu i-a păsat suficient de mult de acest mesaj pentru a-l verifica înainte de a-l trimite sau expeditorul e pur și simplu nemulțumit și nervos. 

Oricare ar fi, un lucru e cert: niciuna dintre variante nu e bună pentru o relație firească între expeditor și destinatar, indiferent de pozițiile lor. 

Ce poți face e să eviți concluziile de acest gen, care te-ar putea privi, adoptând câteva reguli de etichetă pentru email-uri. Iată cu ce ai putea începe:

• păstrează un ton profesional de la început până la sfârșit;
• evită subiectele vagi și punctuația excesivă, precum ”!!!”;
• adoptă subiecte descriptive, dar scurte;
• evită să folosești emoticoane;
• alege cu atenție forma de salut – formală sau semi-formală;
• folosește moderat (spre deloc) literele mari – pot fi deranjante și pot da impresia că ai un ton agresiv;
• nu uita să empatizezi;
• utilizează diateza activă;
• folosește „răspunde tuturor”/„reply all” cu moderație;
• verifică de două ori, înainte să trimiți, semnele de ortografie, punctuație și aspectele gramaticale – acorduri, dezacorduri, scrierea corectă cu doi sau trei ”i” etc.

Subiectul unui email și începutul acestuia ne fac sau nu să ne dorim să-l citim până la capăt. De cele mai multe ori, o formulă de adresare mai prietenoasă poate fi cea potrivită. Introducerea ar crea un spațiu relaxant și ar duce la o comunicare deschisă.  

Poate că mulți dintre voi scrieți cel puțin un email pe zi în limba engleză, așa că formulele de salut precum „Hi”, „Dear”, „Good morning/afternoon”, „Hi there” vă sunt, probabil, foarte familiare. Atenție însă, care dintre ele se potrivesc unui cadru formal și care unui cadru semi-formal. ​​„Hey!”, de exemplu, poate părea prea prietenos, în timp ce „To whom it may concern” poate fi prea impersonal, iar „Dear sir or madam” prea rigid. 

De ce recomandăm diateza activă?

Simplu: pentru că e mult mai ușor de citit. În cazul diatezei pasive, lucrurile pot părea că se petrec de la sine, în timp ce, la diateza activă, acțiunea are loc atunci când oamenii chiar se implică.

Cel mai simplu exemplu poate veni tot de la subiectul nostru de azi – email-ul: 

• diateză activă: Scriu un email. 
• diateză pasivă: Email-ul este scris (de mine).

Dezvoltă-ți o structură simplă și clară

Cu cât mesajul tău e mai lung, cu atât poate fi mai greu de înțeles. Așa că propozițiile scurte și concise nu ar trebui să lipsească din rutina ta zilnică. Limitează-te strict la ceea ce trebuie să transmiți, iar dacă ai cel puțin două subiecte diferite, încearcă să le separi. Trimite un alt email, chiar dacă asta poate însemna un mesaj în plus la alte câteva zeci sau sute din inbox-ul zilnic. 

Deși nu există aceeași structură clasică precum am întâlni în cazul unui eseu și text argumentativ, e bine să îți stabilești una, pe care să o poți folosi cu ușurință în orice situație. 

Acest lucru înseamnă să îmbini corect cele enunțate mai sus: 

• asigură-te că ai o formulă de adresare potrivită;
• definește scopul pentru care trimiți email-ul;
• atrage atenția asupra importanței email-ului tău într-un ton pozitiv (o vorbă bună, un compliment sau un feedback pozitiv), folosit atât la începutul mesajului, cât și la final, pentru a încheia într-o manieră valoroasă și constructivă. 

Și, cel mai important, îndeamnă la acțiune și răspuns. Adresează o întrebare și asigură-te că este clar că aștepți un răspuns sau un feedback.

Ție cât de des ți s-a întâmplat să primești sau să trimiți email-uri ușor de interpretat? Câte dintre ele s-a dovedit că aveau alt sens?