Cómo manejar la multitud de correos electrónicos que enviamos diariamente en el trabajo remoto

¿Sabías que el 65% de las personas que enviaron o recibieron un correo electrónico enojaron a los destinatarios sin ninguna intención directa?

La mitad de la población mundial hace uso del correo electrónico. En 2020, Internet contaba con alrededor de 4 mil millones de usuarios y, según The Radicati Group, para finales de 2024, el número aumentará a casi 4 mil millones y medio.

A primera vista, esto no parecería una estadística preocupante, sobre todo si analizamos los motivos relacionados con las compras online, las redes sociales y en general el hecho de que, como consumidores, cualquier actividad requiere este tipo de identificación.

El problema surge cuando, por interés profesional, una persona recibe 100 correos electrónicos al día. Esto representa, de hecho, una imagen corporativa. Más allá del estrés que puede ocurrir debido a esto, la ira, la confusión y el conflicto pueden aparecer fácilmente. Otro estudio realizado el año pasado por Sendmail muestra que casi el 65% de las personas que enviaron o recibieron un correo electrónico provocaron enojo en los destinatarios y esto sin una intención directa.

¿Qué podemos hacer, por qué llegamos aquí y cómo podemos evitar esta situación?

En 2020, se enviaron y recibieron 306 mil millones de correos electrónicos, en comparación con 206 mil millones de correos electrónicos en 2017. Aunque muchos empleados declararon que algunas reuniones pueden ser reemplazadas fácilmente por una serie de correos electrónicos, en realidad, la tendencia al alza en la bandeja de entrada y salida también podría mantenerse bajo control. Los mensajes de correo electrónico como «Gracias», «¡Mantenerlo actualizado!», «Listo», etc. podrían tomar otra forma.

Pero, ¿cuántas veces te has preguntado si el destinatario entendió correctamente el mensaje? ¿Deberías reaccionar o lo hiciste de la manera correcta? Mientras que en el 80% de los casos los remitentes consideran que se les ha entendido, en realidad esto ocurre en menos del 60% de los casos.

¿A qué debemos prestar atención al enviar un correo electrónico?

El código de buenos modales no solo significa reglas de comportamiento en la mesa, en el restaurante o en una discusión en la que tratamos de mostrar cortesía. Hoy es un hecho extendido. El código de las buenas costumbres en la sociedad actual implica una etiqueta digital que no debe descuidarse.

Aunque la digitalización implica el uso de muchas plataformas de vídeo, aplicaciones y herramientas de trabajo, por ahora nos centraremos en los correos electrónicos.

¿Has leído alguna vez un correo electrónico ofensivo y lleno de errores? Probablemente, se te ocurrieron al menos tres ideas: o el remitente no conoce la ortografía y la gramática básicas, no le importó lo suficiente el mensaje como para revisarlo antes de enviarlo, o el remitente simplemente está insatisfecho y nervioso por algo.

Sea lo que sea, una cosa es segura: ninguna de estas opciones es buena para una relación natural entre el remitente y el destinatario, independientemente de sus posiciones.

Lo que puedes hacer es evitar las conclusiones que otros puedan sacar sobre ti adoptando algunas reglas de etiqueta para los correos electrónicos. Esto es con lo que puedes comenzar:

• mantener un tono profesional desde el principio hasta el final;
• evitar los temas vagos y la puntuación excesiva, como “!!!”;
• adoptar temas descriptivos pero breves;
• evitar el uso de emoticones;
• elegir cuidadosamente la forma de saludo: formal o semiformal;
• usar las letras mayúsculas con moderación (o nada): ya que pueden ser molestas y dar la impresión de que tiene un tono agresivo;
• no te olvides de sentir empatía;
• usar diátesis activa;
• Hacer uso de  «responder a todos» con moderación;
• antes de enviar, verifique dos veces la ortografía, la puntuación y los problemas gramaticales, etc.

El asunto de un correo electrónico y su inicio nos persuade a leerlo o rechazarlo hasta el final. En la mayoría de los casos, una fórmula de saludo «informal» puede ser apropiada. La introducción crearía un espacio relajante y conduciría a una comunicación abierta.

Tal vez muchos de ustedes escriban al menos un correo electrónico al día en inglés, por lo que las fórmulas de saludo como “Hi”, “Dear”, “Good morning / afternoon”, “Hi there” probablemente les resulten muy familiares. Pero presta atención a cuáles de ellos se ajustan a un marco formal y cuáles semiformales. “¡Hey!”, por ejemplo, puede parecer demasiado amistoso, “To whom it may concern” puede ser demasiado impersonal y “Dear sir or madam” demasiado rígido.

¿Por qué recomendamos la diátesis activa?

Simple: porque es mucho más fácil de leer. Cuando hablamos y escribimos usando una diátesis pasiva, las cosas pueden parecer que suceden por sí mismas, mientras que en diátesis activa, la acción tiene lugar cuando las personas están realmente involucradas.

Algunos ejemplos simples pueden provenir de nuestro tema de hoy: el correo electrónico:

• Diátesis activa: estoy escribiendo un correo electrónico. 
• Diátesis pasiva: el correo electrónico está escrito (por mí)

Desarrollar una estructura simple y clara.

Cuanto más largo sea tu mensaje, más difícil será para tu destinatario entenderlo. Es por eso que no deben faltar frases cortas y concisas en tu rutina diaria. Limítate estrictamente a lo que necesitas transmitir, y si tienes al menos dos temas diferentes, intenta separarlos. Envía otro correo electrónico, incluso si esto podría significar un mensaje adicional a los cientos de correos electrónicos existentes en tu bandeja de entrada diaria.

Aunque no existe la misma estructura clásica, como encontraríamos en el caso de un ensayo o texto argumentativo, es bueno establecer una, que se pueda utilizar fácilmente en cualquier situación.

Esto significa combinar todo lo anterior correctamente:

• asegúrate de tener la fórmula de dirección correcta;
• definir el propósito para el que se envía el correo electrónico;
• presta atención a la importancia del uso de un tono positivo en tu correo electrónico (una buena palabra, un cumplido o un comentario positivo), utilizado tanto para la primera como para la última parte;
• asegúrate de terminar el correo electrónico de una manera valiosa y constructiva. 

Lo más importante es utilizar una llamada a la acción. Haz una pregunta y asegúrate de transmitir que estás esperando una respuesta o comentarios

¿Con qué frecuencia has recibido o enviado correos electrónicos fáciles de interpretar? ¿Cuántos de ellos resultaron tener un significado diferente?