Algunas ideas sobre el proceso de onboarding en el trabajo remoto

Es muy frecuente que pase muy poco tiempo entre el momento en que un empleado firma un contrato con una nueva empresa y el momento en que es arrojado sin previo aviso en la batalla – un proyecto donde no solo se tiene que defenderse y sobrevivir pero también conseguir resultados excelentes de un día al otro. Muchos de los gerentes de la guardia vieja consideran este período como una prueba que el empleado tiene que pasar para demostrar que puede trabajar independientemente, que tiene la autonomía y la capacidad profesional de prenderse a un proyecto sobre la marcha.

Sin embargo, los estudios demuestran que cuanto más tiempo tarda un empleado en entender qué es lo que tiene que hacer para realizar de manera eficiente sus tareas y entender los procesos de una nueva empresa, más aumenta el riesgo de que se retrase el momento cuando empieza a ser productivo. Es más, según estadísticas publicadas por Sapling un proceso de onboarding exitoso aumenta la productividad de los nuevos empleados en un 70% y la retención de los mismos en un 82%. Sin claridad y apoyo, los nuevos empleados se sienten insatisfechos y se van de la empresa en los primeros 6 meses desde el momento de la contratación (estudio reciente de Culture Amp). Entonces, ¿por qué saltarnos el onboarding y negarle la atención que se merece?

Colega de inducción

No siempre queda claro de quién es la responsabilidad del proceso de onboarding, ¿verdad? Asegúrate de que cada nuevo empleado que llega tiene a su lado una persona con experiencia en la nueva organización, designada para que lo guíe, le conteste las preguntas y lo apoye en la realización de algunas tareas para las cuales hace falta visibilidad interdepartamental. En los primeros 3 meses hay que fomentar la comunicación a través de breves sesiones diarias de verificación, de no más de 15-30 minutos, donde el nuevo empleado tenga la oportunidad de hacer preguntas y evacuar dudas.

Preguntas frecuentes

¿A quién pido detalles si necesito hacer un informe de gastos? ¿A quién preguntar cuantos días de vacaciones me corresponden?, ¿A quién le consulto sobre un aspecto especifico del proyecto en el cual estoy trabajando? o ¿A quién me dirijo para pedir un aumento de sueldo? Todas estas informaciones y otras de la misma índole deberían estar disponibles en un documento actualizado y accesible o en una red Wiki interna. Algunas compañías incluso tienen disponible toda esta información en una página web especial donde los empleados, tanto los nuevos como los antiguos pueden encontrar las respuestas a sus preguntas utilizando simplemente el campo de búsqueda.

Comunicación constante

En la mayoría de las empresas existe el pensamiento de que el proceso de onboarding se realiza exclusivamente en la primera semana y que después, el nuevo empleado debería arreglárselas solo. Es por eso que no es de extrañar que se generen todo tipo de frustraciones que lleven a que, según encuestas realizadas sobre el tema, solo 1 de cada 5 nuevos empleados estén dispuestos a recomendar a sus conocidos la empresa para la cual han empezado a trabajar.

No importa la forma de comunicación elegida, pueden ser reuniones de a dos entre el jefe directo y el nuevo empleado, entre el manager de recursos humanos y el nuevo empleado o entre los compañeros del mismo equipo de trabajo, lo importante es que exista una comunicación constante. Y no tiene que ser siempre sobre las tareas a realizar o sobre los términos limite. Hay que también hacer tiempo para otro tipo de conversaciones, intenten manifestar empatía y prueben comprender cómo se ve su empresa a través de los ojos de una persona que viene de afuera. Es posible que consigan de esta manera información muy valiosa y a veces sorprendente.

Estructura

Las personas confían en sistemas que ofrecen organización y claridad y la estandarización de los procesos, inclusive del proceso de onboarding es una cualidad fundamental para el desarrollo sostenible de una empresa. Al mismo tiempo, la estandarización de los procesos transmite confianza a los empleados y comunica que la empresa está a cargo de gerentes con visión y una clara dirección a seguir.

Un espacio seguro

A veces, las personas que ingresan a trabajar para una nueva empresa tienen dificultad para encontrar las palabras adecuadas por miedo a ser juzgados. Otras veces, al contrario, tienen un gran ímpetu y quieren imponer cambios sin entender del todo el contexto específico de la nueva empresa.

Es importante que los equipos donde hay nuevos compañeros organicen encuentros y reuniones donde todos se sientan seguros y donde puedan compartir vulnerabilidades y éxitos, y donde puedan definir juntos objetivos comunes. Por ejemplo, con el equipo de un proyecto en el cual estoy trabajando tenemos la costumbre de reunirnos los viernes para una breve sesión donde al final, cada uno de nosotros tiene que compartir dos hechos positivos de la semana (uno profesional y otro personal). Es una reunión muy breve pero que nos ayuda a visualizar mejor cómo evolucionamos a través del tiempo.Pero independientemente de la manera que se realiza el onboarding, en la oficina u online, el proceso en sí tiene que tener como foco a las personas, a la conexión que se puede crear, y tiene que ofrecer una serie de experiencias positivas que dejen en evidencia no solo la calidad de la organización sino también la de la nueva persona que se une al equipo. Porque ya saben, la primera impresión se queda para siempre.