As equipes remotas trabalham de forma muito diferente dos funcionários internos. Equipes distribuídas exigem processos distribuídos. Mas como são esses processos?

O fator mais importante que precisa ser adaptado é a comunicação, e é aqui que a comunicação assíncrona passa a desempenhar seu papel crucial. A comunicação assíncrona surgiu como um fator essencial para o sucesso das equipes remotas.

Nesta postagem do blog, discutiremos as diferenças entre comunicação assíncrona e síncrona, como implementar a comunicação assíncrona em sua empresa, os benefícios dessa implementação, as ferramentas necessárias e como medir o sucesso.

O que é trabalho assíncrono?

De acordo com a Lattice: Trabalho assíncrono (também abreviado como "assíncrono") significa simplesmente que os funcionários trabalham em seu próprio tempo sem a expectativa de responder imediatamente aos outros. Em vez de solicitar ou esperar que os funcionários estejam on-line, disponíveis e responsivos durante o horário de trabalho definido, as empresas que operam de forma assíncrona permitem que seus funcionários concluam tarefas e respondam aos colegas quando for conveniente para eles e dentro de um prazo razoável, como 24 horas, por exemplo.

E os funcionários preferem e aprovam isso. Um estudo realizado pelo Slack descobriu que mais de 40% das reuniões poderiam ser substituídas por ferramentas assíncronas como o Slack. Outro estudo descobriu que 52% dos funcionários preferem a comunicação assíncrona para o trabalho remoto, sendo que apenas 14% dos trabalhadores remotos acreditam que esse não deve ser o principal método de comunicação.

"Quando você trabalha de forma assíncrona, não precisa parar de trabalhar para esperar esclarecimentos, aprovação ou outros materiais de outras pessoas. Isso envolve uma mudança em seu fluxo de trabalho, mas também um nível de autonomia pessoal e descentralização na empresa. Se em cada etapa você tiver que esperar um OK de alguém, será mais difícil trabalhar de forma assíncrona." 

- Anca Serban, diretora de marketing da Pluria

Quais são as diferenças entre a comunicação assíncrona e a comunicação síncrona?

Vamos ser diretos: a comunicação assíncrona é uma forma de trocar informações sem a necessidade de o emissor e o receptor estarem presentes ao mesmo tempo. Por outro lado, a comunicação síncrona exige que o emissor e o receptor interajam em tempo real, como em uma conversa cara a cara ou em uma videoconferência.

Há muitas vantagens na comunicação assíncrona:

• Aumento da produtividade: A comunicação assíncrona permite que os membros da equipe se concentrem em suas tarefas sem interrupções constantes da comunicação em tempo real, o que resulta em maior produtividade e trabalho de melhor qualidade.
• Flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional: As equipes remotas geralmente abrangem vários fusos horários, o que torna a comunicação síncrona um desafio. A comunicação assíncrona permite que os membros da equipe trabalhem em seu próprio ritmo e durante o horário de trabalho de sua preferência, promovendo um equilíbrio mais saudável entre vida pessoal e profissional e reduzindo o risco de esgotamento.
• Redução da fadiga das reuniões: Ao adotar a comunicação assíncrona, as equipes remotas podem reduzir a dependência de reuniões em tempo real. Isso ajuda a aliviar o cansaço das reuniões e permite que os membros da equipe se concentrem em suas tarefas principais com mais eficiência.
• Documentação clara e compartilhamento de conhecimento: As ferramentas de comunicação assíncrona, como as plataformas de gerenciamento de projetos e as ferramentas de colaboração, oferecem um espaço centralizado para o compartilhamento de informações e o acompanhamento de tarefas. Isso garante que todos tenham acesso às atualizações mais recentes e elimina a necessidade de check-ins constantes ou conversas repetitivas.

A comunicação síncrona não se encaixa perfeitamente em um ambiente de trabalho remoto (pelo menos não tanto quanto as comunicações assíncronas, mas ela tem seu lugar). A comunicação síncrona pode, de fato, ser benéfica para a tomada rápida de decisões e o feedback imediato. Portanto, é tudo uma questão de equilíbrio e de saber quando aplicar cada uma delas.

Como implementar a comunicação assíncrona em sua empresa?

A transição para a comunicação assíncrona pode ser um divisor de águas para a sua equipe remota. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a fazer a mudança:

• Defina as expectativas: Comunique claramente os benefícios da comunicação assíncrona à sua equipe e estabeleça diretrizes sobre tempos de resposta e disponibilidade. Incentive os membros da equipe a priorizar o trabalho e gerenciar os horários de forma eficaz.
• Escolha as ferramentas certas: Selecione as ferramentas adequadas para facilitar a comunicação assíncrona em sua empresa. Discutiremos isso em mais detalhes na próxima seção.
• Estabeleça uma hierarquia de comunicação: Determine quais tipos de comunicação são mais adequados para métodos síncronos ou assíncronos. Por exemplo, use a comunicação assíncrona para atualizações e discussões de projetos e reserve a comunicação síncrona para assuntos urgentes ou sessões de brainstorming.
• Incentive uma cultura de confiança e autonomia: Capacite os membros da sua equipe a se apropriarem de suas tarefas e a tomarem decisões de forma independente. Isso ajudará a reduzir a necessidade de verificações e aprovações constantes.

Ferramentas que você precisa ter

As equipes distribuídas precisam de ferramentas mais do que qualquer outro tipo de força de trabalho e isso é especialmente importante se você quiser fazer com que a comunicação assíncrona funcione. Portanto, vamos dar uma olhada nos requisitos mínimos para o sucesso:

1. Ferramentas de gerenciamento de projetos: Plataformas como Trello, Monday e Basecamp permitem que os membros da equipe colaborem e acompanhem o progresso sem a necessidade de comunicação em tempo real.
2. Aplicativos de mensagens instantâneas: ferramentas como Slack e Microsoft Teams oferecem recursos de mensagens assíncronas, permitindo que os membros da equipe enviem mensagens e respondam quando for conveniente para eles.
3. Plataformas de compartilhamento de arquivos e colaboração: Ferramentas como o Google Drive e o Dropbox facilitam o compartilhamento e a colaboração em documentos, eliminando a necessidade de trocas constantes de e-mails.
4. Ferramentas de comunicação por vídeo: Plataformas como Loom e Vimeo Record permitem que os membros da equipe gravem mensagens de vídeo ou screencasts, possibilitando uma comunicação mais aprofundada sem a necessidade de interação em tempo real.
    

Você pode implementar quaisquer outras ferramentas que considerar adequadas para a sua organização, desde que inclua primeiro pelo menos uma opção de cada uma dessas categorias. Isso garantirá que sua empresa esteja bem equipada para garantir uma maneira produtiva e eficaz de trabalhar para suas equipes remotas.

Como você avalia o sucesso?

Para determinar o sucesso de sua estratégia de comunicação assíncrona, concentre-se nessas duas metas principais:

1. Aumento da velocidade: Observe se os projetos estão progredindo de forma mais rápida e eficiente como resultado da comunicação assíncrona.
2. Trabalho remoto integrado: Avaliar se os funcionários remotos se sentem conectados e envolvidos com a equipe, contribuindo para um ambiente de trabalho mais coeso.

Veja como medir o sucesso do seu programa de comunicação assíncrona:

• Monitore o fluxo do projeto: Acompanhe os cronogramas, os marcos e o progresso geral do projeto. Procure melhorias na eficiência e na velocidade como resultado da adoção da comunicação assíncrona.
• Obtenha feedback dos funcionários: Colete regularmente o feedback dos membros da equipe sobre suas experiências de comunicação, desafios e sugestões. Fique atento a todas as preocupações ou ideias que eles compartilharem.
• Avalie o envolvimento do funcionário remoto: Avalie o nível de envolvimento e satisfação dos membros da equipe remota, garantindo que eles se sintam integrados e valorizados.
• Analise a qualidade da colaboração: Examine a qualidade da colaboração e da tomada de decisões dentro da equipe. A comunicação assíncrona deve promover discussões mais ponderadas e abrangentes.
• Ajuste e adapte: Seja flexível e aberto para fazer ajustes em sua estratégia de comunicação. Se necessário, incorpore métodos de comunicação síncrona, como chamadas telefônicas ou reuniões por vídeo, para lidar com situações ou desafios específicos.

Selecionando cuidadosamente suas ferramentas, treinando sua equipe e monitorando o fluxo do projeto e o feedback dos funcionários, você pode otimizar sua estratégia de comunicação assíncrona e aumentar a sustentabilidade do trabalho remoto.