Cum integrezi un angajat junior într-o echipă remote

Unul dintre principalele motive invocate împotriva muncii la distanță se referă la faptul că este mai greu să primeşti în echipă un membru nou, mai ales o persoană care se află la început de drum în carieră.

Dacă în cazul angajaţilor vechi, tot ce ai avut de făcut a fost să schimbi stilul de lucru sau doar să achiziţionezi noi tehnologii, în situaţia prezentată pot apărea diverse nelămuriri despre pregătirea noului recrut, oferindu-i în acelaşi timp o primire călduroasă. Și, să nu uităm, fără a interacţiona direct cu el.

Indiferent de poziția ta în companie, mai jos vei găsi câteva recomandări care îţi vor uşura munca atunci când trebuie să integrezi un junior într-o echipă remote.

1. Transmite în scris informațiile cheie

Fiecare organizaţie are propriul set de reguli, atât cu privire la relaţiile interpersonale, cât şi din perspectiva normelor tehnice. Dacă aspecte precum zilele libere și programul de lucru sunt mai uşor de reţinut, când vine vorba strict de latura practică a job-ului, lucrurile sunt puţin mai complicate. Motivul: orice loc nou de muncă presupune un volum mare de informaţii la început, cu care trebuie să te familiarizezi destul de repede.

Desigur, organizarea unei întâlniri online poate fi o variantă utilă, însă nu mereu cea mai potrivită. În cazul meeting-urilor virtuale pot apărea diverse situaţii, care să te îndepărteze de la obiectivul inițial: întâlnirea a fost programată prea devreme şi lumea nu se simte confortabil pentru că încă nu și-a băut cafeaua, conexiunea nu e atât de bună, împrejurările nu sunt cele mai adecvate (e zgomot sau te întrerupe curierul) etc.

Urmând principiul “Verba volant, scripta manent”, dincolo de cuvinte, mai importante sunt documentele și angajamentele. Astfel, varianta cea mai sigură este reprezentată de comunicarea scrisă.

Atât timp cât specificul job-ului o permite, pregăteşte o „informare” în care noul venit să găsească toate specificaţiile cu privire la sarcinile sale. Acest lucru îl va ajuta să le reţină mult mai repede şi va putea reveni la documentul respectiv ori de câte ori va considera necesar.

2. Foloseşte aplicaţii de task management

Într-o eră a vitezei, cu tot felul de sarcini pe care trebuie să le bifăm la muncă sau în viaţa privată, nu mai este suficient un carneţel pe care să-ți notezi ce ai de făcut.

Listele „To Do” au devenit atât de diversificate, încât, de multe ori, nu ştii de ce să te apuci mai întâi. Aplicațiile de task management pot rula atât pe telefon, cât și la computer, iar cu ajutorul lor poţi să structurezi ce ai de făcut, să stabilești deadline-uri sau priorități.

Sunt cu atât mai potrivite în cazul „noilor veniţi” deoarece permit vizualizarea sarcinilor fiecărui angajat. Cu alte cuvinte, o persoană nu ar putea să susţină că a uitat ce are de făcut.

Mai mult, unele dintre ele oferă posibilitatea de a urmări în timp real proiectele, lucru benefic dacă este nevoie să vii cu sugestii sau să faci modificări.

Printre cele mai comune aplicații, se numără: Any.do, Evernote, ToDoist, Google Keep, Asana, Notion, Trello.

3. Implică şi alţi colegi în procesul de integrare al noului venit

În principiu, o funcţie de conducere presupune un program mai complex, uneori chiar haotic. Prin urmare, e lesne de înțeles de ce nu poți fi mereu disponibil în a oferi suport noului angajat.

Pentru a nu te ocupa doar tu de mentorat, poți delega această sarcină și altor persoane. Nu trebuie să fie neapărat angajați seniori în sensul clasic al cuvântului (peste 5 ani vechime), ci doar cu un nivel de experiență ce le permite să cunoască fișa postului și cum funcționează business-ul respectiv.

4. Nu lăsa loc de interpretări

Când participăm la o discuție tête-à-tête, putem să anticipăm anumite acțiuni doar prin analiza limbajului nonverbal al partenerului de conversație. Pe de altă parte, în cazul muncii remote, comunicarea se realizează online, fără o interacţiune directă între participanţi, mai ales dacă se optează pentru varianta scrisă.

Pentru a evita posibilele neînțelegeri, este mai bine să transmiți cu „subiect și predicat” care sunt așteptările de la noul angajat.

5. Creează o atmosferă primitoare

Pentru majoritatea oamenilor, un nou loc de muncă aduce cu sine multe provocări, principala fiind adaptarea. Colegi noi, reguli noi, sarcini noi… cu siguranță, noțiunea de „confort” lipsește. În tot acest amalgam de stări, ultimul lucru pe care ți l-ai dori ar fi ca noul coleg să se simtă ca un „intrus”.

Asta nu înseamnă că trebuie sa organizezi un flash mob de bun venit pe Zoom, ci te poți limita la o serie de mesaje formulate corespunzător.

Spre exemplu:

✔ (recomandat):

„Bună,

Numele meu este … . Mă bucur să te cunosc, cel puţin online pentru moment.

Bine ai venit în echipa noastră și sperăm să avem împreună o colaborare de lungă durată.

Pentru început, lucrurile de care te vei ocupa sunt:

• Sarcina 1;
• Sarcina 2;
• Sarcina 3 etc.

Pentru orice alte informații sau neclarităţi, nu ezita să mă contactezi. Dacă eu nu sunt disponibil/ă, poţi apela cu încredere la colegii noștri, X și Y.

O zi frumoasă și cu spor!”

X (nerecomandat):

„Bună,

Pentru azi ai de făcut următoarele lucruri:

• Sarcina 1;
• Sarcina 2;
• Sarcina 3 etc.

Mă anunţi când termini.”

6. Ai răbdare

Într-un mediu caracterizat prin realizarea obiectivelor imediate, competitivitate și termene limită, răbdarea devine un ingredient al rezistenței care mărește nivelul de fericire în domeniul profesional.

Să nu uităm că la un moment dat, fiecare manager a fost începător, având astfel nevoie de timp și înțelegere pentru a se acomoda cu tot ce presupune noul loc de muncă.

Integrarea în echipă a unui nou venit este un pas la fel de important ca și recrutarea, fiind esențial pentru dezvoltarea viitoarelor relații de muncă. Totodată, prin trasarea unor directive clare, acest proces poate fi realizat cu succes și în cadrul muncii remote.