El tiempo como principal KPI en el trabajo a distancia

A estas alturas, ya ha pasado suficiente tiempo desde que la mayoría de las empresas empezaron a “probar” el trabajo a distancia. Ahora que conocen sus peculiaridades y resultados que este cambio causa, surge un abanico de preguntas a resolver. ¿Cómo se mide el rendimiento en estas nuevas condiciones? ¿Cuáles son los indicadores? ¿Cambia el trabajo a distancia la forma en que definimos y entendemos los KPIs? ¿Cómo sabemos si hemos construido un modelo de trabajo flexible eficaz?

Los indicadores clave de rendimiento o Key Performance Indicators (KPI)

En el libro “El juego Infinito“, Simon Sinek destaca el ejemplo de las empresas que, impulsadas por la competitividad, se alaban a sí mismas como líderes en áreas irrelevantes, basándose en cifras sacadas de contexto o arrancadas de la realidad económica general: «somos el número 1 en ventas nacionales», «tenemos el mayor número de clientes», «somos líderes en la apertura de nuevas sucursales». ¿Significa todo esto automáticamente eficacia y valor real?

Los KPIs miden el éxito de una organización o de un empleado en la consecución de objetivos específicos. Muestran lo eficaces que somos realmente, lo que nos cuesta conseguir un determinado resultado, lo fácil o, por el contrario, lo lento que avanzamos hacia nuestros objetivos.

Una buena gestión empieza por definir los indicadores de rendimiento adecuados, orientados a lo que nos interesa medir. Desde indicadores financieros, como el crecimiento de los ingresos, el margen de beneficios o los ingresos por cliente, hasta indicadores de marketing, como el número de nuevos visitantes del sitio web, las organizaciones tienen a su disposición numerosas posibilidades de autoevaluación.

Podemos definir KPIs cuantitativos (número de clientes) o cualitativos (grado de satisfacción de los clientes); así como indicadores globales o por cada departamento de la empresa.

Un KPI esencial en el trabajo a distancia: el tiempo

Trabajar a distancia, con todas sus ventajas y desafíos, dirige inevitablemente nuestra atención hacia nuevas formas de evaluar el rendimiento. Paradójicamente, aunque ya no tengamos a nuestros empleados bajo supervisión directa y no podamos verlos físicamente en la oficina, trabajar a distancia nos estimula a priorizar nuestros indicadores de rendimiento de forma diferente y a medir lo que realmente importa.

Además de la productividad y los resultados financieros, que son relevantes independientemente del lugar desde el que trabajemos, el teletrabajo transforma el tiempo en un factor clave para evaluar a los empleados y a toda la organización. 

Así, para una empresa híbrida, los indicadores de rendimiento basados en el tiempo adquieren una gran relevancia, como por ejemplo: el tiempo de resolución de una tarea por empleado, el número de tareas completadas en un determinado lapso de tiempo, el tiempo de respuesta a problemas o mensajes urgentes, el tiempo por equipo dedicado a un proyecto, etc.

En el trabajo a distancia, el rendimiento depende mucho de la automotivación de los empleados, de su capacidad para obtener resultados de forma autónoma, de la eficacia con la que consigan comunicarse con el resto del equipo.

Los KPI basados en el tiempo reflejan todas estas competencias. Por lo tanto, en el contexto remoto, al definir indicadores de rendimiento adecuados, el tiempo se convierte en un recurso que tanto los empleados como los empleadores llegan a comprender y a capitalizar mejor.

Tiempo: ir por el buen camino o señal de alarma

En teoría, el trabajo a distancia supone ganar tiempo porque nos libramos de las distracciones de la oficina, eliminamos las reuniones innecesarias, nos ahorramos las horas de tráfico y la flexibilidad general nos mantiene más creativos, satisfechos y eficientes. 

Todo esto se reflejará en altos indicadores de rendimiento basados en el tiempo: nos ajustamos con elegancia a los plazos, resolvemos varias tareas simultáneamente o iniciamos rápidamente nuevos proyectos.

Pero, ¿qué ocurre si los KPIs de nuestro trabajo a distancia no son tan buenos como nos gustaría? ¿Qué tipo de conclusiones podemos sacar como resultado? 

En casos como éste, los líderes deben preguntarse si es necesario realizar ajustes a nivel de empleado o de organización:

• A nivel individual, ¿hay suficiente automotivación y eficiencia? ¿Cómo se comunica y colabora el empleado con el resto del equipo? ¿Dispone de todo lo necesario para realizar su trabajo fuera de la oficina en condiciones óptimas? ¿Es demasiado lento o ofrece resultados rápidos pero superficiales? ¿Trabaja demasiado tiempo y con demasiada intensidad, lo que le lleva al agotamiento
• A nivel de la empresa, ¿cómo están los procesos organizados y correlacionados entre los departamentos? ¿Se pierde tiempo en actividades redundantes? ¿Qué medidas se pueden tomar para corregir los retrasos?

En la realidad cada vez más cambiante e imprevisible del entorno económico actual, definir indicadores clave de rendimiento claros, exitosos y relevantes que conduzcan a acciones concretas es también una forma de conectar a los empleados con los objetivos de la empresa. 

Los KPI son en sí mismos una forma de comunicación interna. Ayudan a todos a entender los objetivos de la organización, así como a descubrir mejores formas de alcanzar esos objetivos. Más que nunca, el uso generalizado del trabajo a distancia demuestra hoy en día que una organización sana sabe medir y maximizar el tiempo como recurso.

¿Qué significa para ti aprovechar al máximo tu tiempo de trabajo?