¿Por qué deberíamos fomentar la comunicación escrita en una organización?

Imagínate que estás trabajando con máxima concentración en un proyecto, pero el teléfono suena y tienes que interrumpir tu trabajo. Un compañero te dice que te enviarán un mensaje de texto o te harán una pregunta insignificante en unos minutos, para la que él no tiene la respuesta a mano. Por la otra línea, alguien más insiste. Mientras tanto, una compañera de otro departamento, que se encuentra a tu lado y está a la espera de intervenir con una observación. Una vez que contentas a todo el mundo, te das cuenta de que lo que estabas haciendo antes era lo más importante en tu lista de prioridades y que debido a estas interrupciones perdiste tu ritmo de trabajo. ¿Te suena familiar? En un momento dado todos nos enfrentamos a situaciones como esta en el trabajo.

En la intersección de los muchos procesos dentro de una empresa, la comunicación eficiente es sin duda un arte. Y la buena noticia es que esto se puede obtener educando a tus empleados para que sigan algunos principios básicos en cualquier forma de comunicación: coherencia, concreción, consistencia y compromiso. Todo ello en un tono formal, pero también humano para mantener un ambiente profesional y creativo en el equipo.

De los métodos de comunicación utilizados en una organización, el escrito está atrayendo cada vez más interés hoy en día. A medida que el trabajo remoto y los equipos asincrónicos se transforman de una necesidad impuesta por las condiciones sociales del año pasado a una estrategia inspirada y rentable, es en interés de cualquier empleador fomentar una comunicación escrita efectiva dentro de su empresa.

Al proporcionar soporte permanentemente para el registro de ideas, la comunicación escrita tiene una serie de ventajas específicas:

1. Proporciona transparencia y llega a todos los destinatarios de un solo mensaje en tiempo real.
2. Elimina malentendidos y ambigüedades; permite la formulación de preguntas y respuestas precisas y más concretas, a las que se puede volver a acceder fácilmente si es necesario. Estudios especializados han demostrado que en una hora nos olvidamos del 50% de la información recién escuchada, en 24 horas el 70%, y en una semana el 90%. Si hacemos que nuestros empleados se comuniquen por escrito, eliminamos el riesgo de perder de vista la información esencial.
3. La comunicación escrita construye marcos de discusión bien organizados, en los que cada compañero entiende mejor qué hacer, qué se espera de él y cómo sincronizarse con el resto del equipo.
4. Por último, pero no menos importante, permite a todos priorizar las actividades de su agenda. La mayoría de los empleados están involucrados en múltiples proyectos a la vez o tienen que lidiar con múltiples procesos dentro del mismo proyecto. En lugar de interrumpirnos mutuamente con llamadas telefónicas caóticas o visitas a la oficina que nos quitan tiempo y energía, podemos administrar nuestro trabajo de manera mucho más eficiente si nos centramos en la comunicación escrita.

Dado que esta forma de comunicación puede traer todos estos beneficios, ¿Cómo la obtenemos? ¿Qué deberíamos perseguir y cómo podríamos mejorar la forma de escribir dentro de una organización?

1. Necesitamos establecer un modelo de comunicación preciso, concreto y hasta el punto, fácilmente entendible por todos aquellos que leen los mensajes. En el entorno empresarial no hay lugar para mensajes sin contexto, abstractos o metafóricos.
2. La coherencia es otra clave para una comunicación escrita efectiva. Si somos concisos y usamos el menor número posible de palabras, ahorramos tiempo. Las frases cortas y los términos familiares para todos son esenciales.
3. Un mensaje eficaz es lógico y completo. Decimos todo lo que tenemos que decir en contexto, y los que leen que no tengan la impresión de que volveremos al mensaje.
4. El tono debe permanecer educado y constructivo, abierto, honesto, positivo, a fin de fomentar la libre comunicación. Si cada miembro del equipo siente que su voz es escuchada, aumenta tanto la participación como la satisfacción en el trabajo.
5. Un mensaje bien escrito anima a los compañeros de equipo a actuar. La comunicación verdaderamente eficaz produce resultados y moviliza a los participantes para que actúen.

Al ritmo acelerado del entorno empresarial, la comunicación escrita efectiva permite cumplir los plazos, alcanzar los objetivos, que los feedbacks sean dados a tiempo, compartir nuevas ideas fácilmente y mejorar continuamente la actividad. Todo esto sin necesidad de que los miembros del equipo estén en el mismo lugar al mismo tiempo. La comunicación escrita junta a todos en el momento más apropiado para cada uno.

¿Has considerado hasta ahora cuán productivo puede ser este modo de comunicación y cuánto tiempo puedes ahorrar centrándote en la comunicación escrita dentro de tu empresa?