Desafíos en la formación de empleados remotos

Brindar sesiones de capacitación a los empleados remotos puede plantear algunos desafíos, especialmente porque esta actividad es mucho más que simplemente usar una plataforma en línea o crear una serie de diapositivas de PowerPoint.

A continuación presentamos una lista de los principales desafíos que enfrentan los organizadores de las capacitaciones en línea y las soluciones que proponemos para resolver esos desafíos.

1. Falta de interacción cara a cara y supervisión directa y en vivo de los estudiantes.

La falta de contacto directo es uno de los obstáculos que la gente menciona que afecta el éxito de cualquier actividad en línea. En el caso de las sesiones de formación para empleados remotos, esta puede ser la principal preocupación, especialmente cuando tanto los formadores como los estudiantes carecen de experiencia en la enseñanza y el aprendizaje en línea, respectivamente.

Por un lado, los formadores temen que sin una supervisión directa y cara a cara los estudiantes tengan dificultades para concentrarse y que el proceso de aprendizaje se vea afectado. Por otro lado, los estudiantes pueden experimentar frustración por la falta de comunicación personal, cara a cara, supervisión y ayuda del capacitador.

Solución propuesta: crear contenidos del curso en diferentes formatos digitales, incluido el video, y tratar de organizar sesiones variadas, que desafíen a los alumnos a involucrarse en los ejercicios propuestos, en equipos o juegos individuales. Esto estimulará el interés por la materia que se está enseñando, pero al mismo tiempo ayudará a los estudiantes a concentrarse.

Además, si eres formador o moderador de un curso online, presta atención a los mensajes recibidos en el chat de la plataforma de formación online y asegúrate de responder todas las preguntas de los participantes. Anima a sus alumnos a superar su timidez y a involucrarse en el curso a lo largo de la sesión de formación, y también a tener el coraje de intervenir si necesitan decir algo.

Establezca como regla que los estudiantes deben involucrarse y explíquelo claramente al comienzo de cada sesión de capacitación: conocer las reglas desde el principio garantizará una entrega óptima del curso.

2. Dificultad para acceder a la información.

A los nuevos empleados remotos a menudo les resulta muy difícil obtener información de sus colegas y de terceros. Primero tienen que averiguar a quién dirigir la pregunta, luego formularla y esperar, a veces mucho tiempo, antes de recibir una respuesta. Cuando toda la comunicación tiene lugar en línea, las cosas pueden complicarse aún más: por lo general, las personas tardan más en responder a las comunicaciones en línea que en el caso del contacto directo.

Solución propuesta: cuando los empleados participan en sesiones de formación online, es fundamental que sepan exactamente «qué», «cuándo», «por qué» y «cómo» sucederán las cosas. Por lo tanto, toda esta información debe comunicarse con anticipación a las personas que participarán en la sesión de capacitación en línea.

Además, ofrece a los participantes información e instrucciones detalladas sobre cómo solicitar ayuda en caso de que la necesiten, no solo antes de la sesión de capacitación, sino también durante la misma o una vez finalizada.

3. Aislamiento social

Trabajar de forma remota puede hacer que las personas se sientan aisladas y hacer que anhelen el contacto social informal que solía ser la norma cuando se trabajaba en una oficina. La buena noticia es que las sesiones de formación online, si se gestionan correctamente, pueden compensar, al menos en parte, esta sensación de aislamiento.

Solución propuesta: para que una sesión de formación grupal sea exitosa deben involucrar activamente a todos los participantes, deben alentarlos a colaborar y trabajar juntos, al mismo tiempo debe ofrecer a cada participante la oportunidad de expresarse, y también debe incluir un “Sesión de preguntas y respuestas”.

4. Fallas técnicas

Pueden producirse dificultades e interrupciones técnicas durante las sesiones de formación, incluso si todo el equipamiento se ha revisado minuciosamente antes del inicio de la sesión.

Ahora piense en todas las cosas que pueden salir mal durante una sesión de capacitación en línea: conexiones a Internet débiles o poco confiables, fallas en el funcionamiento de las plataformas de aprendizaje en línea, cortes de energía, etc.

Solución propuesta: incluso si no hay una garantía del 100% de que no se producirán dificultades técnicas durante su sesión de formación online, los formadores deben tener en cuenta esta posibilidad, estar preparados y no entrar en pánico si esto ocurre.

Simplemente informando a los participantes que esto podría suceder y dándoles instrucciones específicas sobre qué hacer si sucede (por ejemplo, puedes pedirles que te envíen sus direcciones de correo electrónico una vez más para que puedan mantenerse en contacto, informándoles sobre la duración estimada de la interrupción y qué hacer una vez resuelto el problema) de esta manera, puedes transmitir la sensación de que las cosas están, al menos en parte, bajo control.

5. Falta de retroalimentación

Otro problema que se ha planteado acerca de los cursos en línea es la dificultad de obtener comentarios de los participantes del curso.

Por eso es importante encontrar la herramienta adecuada para recopilar comentarios de los participantes del curso, no solo sobre el contenido de la sesión de formación, sino también sobre los aspectos técnicos (el software y el equipo utilizado para impartir el contenido) del curso, el sistema de gestión del aprendizaje seleccionado. Es el único método que tenemos como formadores para ver «dónde», «qué» y «cómo» podemos mejorar los cursos que impartimos.

Solución propuesta: uso de herramientas de encuestas online que tienen la ventaja de eliminar el factor subjetivo de la investigación y que asegurará que los participantes (empleados) se sientan libres de dar respuestas honestas.

Es importante que la herramienta ofrezca a los participantes la posibilidad de expresar libremente cualquier sugerencia o idea que puedan tener sobre cómo mejorar el curso y, por qué no, la empresa.

Poder expresar libre y abiertamente sus opiniones y sentimientos hacia las sesiones de formación y hacia el empleador permitirá a la empresa mejorar la formación que ofrecen a sus empleados, pero también permite que los empleados sientan que pueden encajar mejor y contribuir a la cultura de su organización.

Recomendaciones adicionales para entrenadores remotos

Si eres capacitador en tu organización, no te desanimes si no obtienes los mejores resultados desde las primeras sesiones del programa de capacitación en línea para los empleados remotos. Es posible que debas esforzarte un poco más, pero con el tiempo, verás que los resultados comenzarán a mostrarse.

Todos atravesamos un período en el que la forma en que trabajamos está cambiando drásticamente, pero todos podemos mejorar nuestro estilo de trabajo con el tiempo. Lo que importa es mantener la calma independientemente del rol que tengamos dentro de nuestra organización: capacitador, participante del curso o gerente.

En los últimos años, debido a que todos nos vimos obligados a pasar del sistema tradicional de aprendizaje en el sitio a cada vez más cursos en línea, tuvimos que adaptarnos al nuevo sistema mucho más rápido de lo planeado. Muchas veces tendremos que adaptarnos sobre la marcha y con el paso del tiempo tendremos que adaptarnos al cambio de una forma cada vez más rápida.

Pero solo nos corresponde a nosotros decidir cómo abordamos esta nueva situación: como un obstáculo permanente, o como una OPORTUNIDAD que nos desafía constantemente. ¡Buena suerte!