Cómo ofrecer y recibir feedback constructivo

El feedback o retroalimentación es una forma específica de mensaje con funciones especiales. Es el elemento que finaliza el proceso de comunicación, transmitido “al revés”. Su tipo difiere del emitido por el remitente; por ejemplo, la confirmación enviada por un subordinado puede ser muy diferente de la orden emitida por su gerente (escrita o verbal).

A través de la retroalimentación o feedback, el remitente verifica si el receptor entendió correctamente o filtró el mensaje.

Dependiendo de cómo se produzca, la retroalimentación es:

• Directa (inmediatamente);

• Indirecta (retrasada).

En otra clasificación, la retroalimentación puede ser de dos tipos:

• positivo, fortaleciendo o amplificando la señal inicial y alcanzando un nuevo equilibrio;

• negativo, utilizado para la autocorrección y para mantener el equilibrio existente.

En el caso de los sistemas psicodinámicos, la definición se vuelve más matizada: la retroalimentación es una descripción del comportamiento de otra persona y la reacción cognitiva o emocional al mismo.

La retroalimentación puede y debe ser una forma de ayudar a una persona a ser más eficaz.

Su poder proviene de que genera la recuperación o mantenimiento de un buen estado o incluso el cambio de un comportamiento.

Solo se puede ingresar al circuito de retroalimentación como resultado de una solicitud o después de aceptar una oferta y verificar la disponibilidad de los recursos necesarios (tiempo, atención, estado emocional y cognitivo, etc.).

El feedback constructivo tiene como objetivo proporcionar comentarios y sugerencias útiles, honestos y oportunos que tengan un efecto positivo y conduzcan a mejores procesos, resultados o comportamientos. Es útil y beneficioso cuando la información proporcionada:

• trae aliento y apoyo;

• sugiere medidas correctivas;

• propone direcciones de acción.

La retroalimentación constructiva se refiere a la acción observada, sus consecuencias (identificadas) y las reacciones del observador.

Tiene valor cuando se ofrece a tiempo, para mejorar la situación existente. Es específico al problema, orientado a soluciones y acciones. También es objetivo, solidario, motivador.

Una buena retroalimentación constructiva es clara, respetuosa, se refiere al comportamiento y no a la persona. Es útil, se adapta a la capacidad de comprensión del receptor e indica posibles cambios.

Idealmente, está construido para la moderación, que contiene un componente positivo, para fomentar una parte del comportamiento objetivo y uno negativo, para adaptarse para obtener un resultado diferente.

Cómo proporcionar comentarios constructivos:

1. Ofrécelo después de una solicitud o después de aceptar una oferta, tan pronto como sea posible después de verificar la disponibilidad del destinatario.

2. Indica el propósito, el contexto y el tema al que se refiere la retroalimentación. 

3. Proporciona los detalles específicos (concretos, lo más numéricos posible).

4. Describe el impacto objetivo y / o subjetivo de los hechos, a nivel cognitivo y / o emocional.

5. Comprueba la comprensión del mensaje y la voluntad de iniciar las acciones necesarias.

6. Decirlo:

• de manera descriptiva y no evaluativa;
• en su propio nombre («Yo …»);
• directa y honestamente;
• sin mensajes mixtos o contradictorios (especifique claramente qué es positivo y qué debe cambiarse).

Cómo recibir comentarios constructivos:

1. Escucha activamente. Si es necesario, solicita aclaraciones.

2. Señala la recepción y comprensión del contenido, incluso si no corresponde a tu propia opinión. No se dan explicaciones ni justificaciones; no se defiende el punto de vista ni el modo de acción de nadie.

3. Indica cómo se puede utilizar la información recibida o se puede proponer una nueva reunión para determinar cómo se utilizará.

4. Al final, agradécete por ello. No se necesitan más argumentos o comentarios, ni retroalimentar la retroalimentación.

Bibliografía

• Anne Sugar, Author – ”How to give positive feedback when it doesn’t feel natural”
• Manual for the course Human Resources Inspector, Author Ane-Mary Ormenișan (Project: “Training of employees involved in management activities and human resources through integrated programs – INSTRUCT -SV”, ID: 118136, contract no. POCU / 227/3/8 / 118136)