Cómo gestionar tu equipo remoto

A medida que el fenómeno remoto se expande y el trabajo fuera de la oficina se convierte en la nueva normalidad, están surgiendo nuevos modelos de gestión en torno al concepto de trabajo flexible. Al fin y al cabo «lo remoto ha llegado para quedarse» es ya parte de nuestro vocabulario.

Para la mayoría de los directivos, la forzada adopción del trabajo a distancia por la pandemia supuso un doble reto. En primer lugar, como empleados, teniendo que adaptarse rápidamente a este nuevo modelo de trabajo. En segundo lugar, como líderes, teniendo que encontrar soluciones rápidas y efectivas para coordinar equipos poco familiarizados con el trabajo fuera de la oficina. Casi dos años después, revisamos las técnicas y estrategias que consideramos más efectivas ante este desafío.

Requisitos para la gestión remota

Independientemente del sector en el que se trabaje, ser un buen líder siempre es sinónimo de orquestrar. Ya sean intervenciones firmes o sutiles, el líder debe estimular el rendimiento de cada empleado a la vez que promueve la cohesión en el equipo, alineando los objetivos individuales con los de la organización. En esencia, un directivo debe tener un talento especial para la síntesis, fomentar la colaboración entre compañeros de equipo, delegar las tareas adecuadas en la persona correcta, destacar y motivar a cada empleado individualmente.

Hacer todo esto en un contexto remoto significa tener en cuenta algunos riesgos adicionales derivados de la falta de interacción directa entre las personas. La sensación de aislamiento social, la comunicación defectuosa, el escaso acceso a determinada información, la falta de sincronización entre compañeros y los retrasos correspondientes son algunos de los desafíos a los que se enfrentan los equipos que trabajan en remoto.

Es por esto que, gestionar uno o varios equipos a distancia no significa transponer los antiguos procedimientos al trabajo fuera de la oficina, sino saber a cuáles de ellos hay que renunciar en el nuevo marco remoto. Así se evitará obstaculizar los procesos y lograr mayor rendimiento, libertad y flexibilidad para todos.

Técnicas ganadoras a la hora de gestionar equipos a distancia

No es sorpresa que la clave para superar los retos del trabajo fuera de la oficina pasa por establecer claramente unas prácticas de colaboración y comunicación en el equipo.

1. Establecer las reglas básicas de colaboración a distancia. En ellas se deben especificar:
   • Un horario de trabajo sincronizado. Las horas en las que se espera que cada empleado esté disponible
   • La información de contacto de cada empleado. Cómo, cuándo y con quién ponerse en contacto en una situación determinada
   • Normas de comunicación. Qué medios de comunicación usar en cada caso, así como los plazos de respuesta. Dado que la comunicación a distancia carece de mucha información que sí ofrecen las interacciones cara a cara (gestos, mímica, tono de voz), es importante enfatizar la importancia de cuidar la comunicación escrita dentro del equipo. Los directivos deben saber leer entre líneas, y saber sopesar cuidadosamente las palabras a la hora de dar feedback, para no desanimar, sino estimular el rendimiento. 
   • Hacer las cosas de la misma manera frente a la autonomía: cada empleado debe entender muy bien lo que debe hacerse de la misma manera por todo el equipo y dónde se permite y fomenta la autonomía, una característica que el teletrabajador agradece.
2. Las reuniones de equipo son cruciales, no sólo para discutir los proyectos, sino también para consolidar las el espíritu de equipo entre compañeros. Sin embargo, para asegurar la eficiencia y resultados en el trabajo, los directivos deben evitar que éstas sean innecesariamente frecuentes, largas o agotadoras.
3. Programar charlas individuales periódicas con cada miembro del equipo aseguran que éstos reciban el apoyo y la orientación específicos que necesitan. Cuando los directores comprenden mejor la realidad de sus subordinados, saben lo que necesitan para ser más productivos.

Estas charlas ayudan a los directivos a saber:

• Si el trabajo desde casa está siendo efectivo para todos los miembros del equipo
• Si los empleados podrían beneficiarse de terceros espacios flexibles, cercanos a sus casas
• Cómo se sienten colaborando a distancia y cómo se ven trabajando a largo plazo

Finalmente, no debemos olvidar que los mejores líderes son aquellos que están constantemente pidiendo feedback a sus empleados, y lo mismo aplica cuando se inician es este nuevo estilo de gestión.

¿Aplicas estas técnicas para gestionar a tu equipo remoto? ¿Qué otras has aprendido en estos últimos años?