Comunicación asíncrona: así trabajan los equipos a distancia

Los equipos remotos trabajan de forma muy diferente a los empleados presenciales. Los Equipo distribuido requieren procesos distribuidos. Pero, ¿cómo son estos procesos? 

El factor más importante que hay que adaptar es la comunicación, y aquí es donde la comunicación asíncrona entra a jugar su papel crucial. Esta se ha convertido en un factor clave para el éxito de los equipos remotos.

En el artículo, hablaremos de las diferencias entre la comunicación asíncrona y síncrona, cómo implantar la comunicación asíncrona en tu empresa, las ventajas de implantarla, las herramientas que necesitas y cómo medir el éxito.

¿Qué es el trabajo asíncrono?

Según Lattice: El trabajo asíncrono simplemente significa que los empleados trabajan en su propio tiempo sin la expectativa de responder inmediatamente a los demás. En lugar de pedir o esperar que los empleados estén en línea, disponibles y receptivos durante las horas de trabajo establecidas, las empresas que operan de forma asíncrona permiten a sus empleados completar tareas y responder a sus colegas cuando les conviene y dentro de un plazo razonable, como 24 horas, por ejemplo.

Y los empleados lo prefieren y lo aprueban. Un estudio de Slack ha descubierto que más del 40% de las reuniones podrían sustituirse por herramientas asíncronas como Slack, de hecho esta es una de las herramientas más utilizadas dentro del equipo global de Pluria. Otro estudio descubrió que el 52% de los empleados prefiere la comunicación asíncrona para el trabajo remoto, y solo el 14% de los trabajadores remotos cree que no debería ser el método principal de comunicación.

"Cuando trabajas de forma asíncrona, no tienes que dejar de trabajar para esperar aclaraciones, aprobaciones u otros materiales de los demás. Implica un cambio en tu flujo de trabajo, pero también un nivel de autonomía personal y descentralización en la empresa. Si a cada paso tienes que esperar un OK de alguien, es más difícil trabajar de forma asíncrona". 

- Anca Serban, Directora de Marketing de Pluria 

¿Cuáles son las diferencias entre comunicación asíncrona y comunicación sincrónica?

Digámoslo sin rodeos: la comunicación asíncrona es una forma de intercambiar información sin necesidad de que el emisor y el receptor estén presentes al mismo tiempo. En cambio, la comunicación síncrona requiere que emisor y receptor interactúen en tiempo real, como en una conversación cara a cara o una videoconferencia.

La comunicación asíncrona tiene muchas ventajas:
 

• Mayor productividad: La comunicación asíncrona permite a los miembros del equipo centrarse en sus tareas sin interrupciones constantes de la comunicación en tiempo real, lo que conduce a una mayor productividad y un trabajo de mayor calidad.
• Flexibilidad y conciliación: Los equipos remotos suelen abarcar varias zonas horarias, lo que dificulta la comunicación sincrónica. La comunicación asíncrona permite a los miembros del equipo trabajar a su propio ritmo y en el horario que prefieran, lo que favorece un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y reduce el riesgo de agotamiento.
• Reducción de la fatiga en las reuniones: Al adoptar la comunicación asíncrona, los equipos remotos pueden reducir su dependencia de las reuniones en tiempo real. Esto ayuda a aliviar la fatiga de las reuniones y permite a los miembros del equipo centrarse en sus tareas principales con mayor eficacia.
• Documentación clara e intercambio de conocimientos: Las herramientas de comunicación asíncrona, como las plataformas de gestión de proyectos y las herramientas de colaboración, proporcionan un espacio centralizado para compartir información y realizar un seguimiento de las tareas. Esto garantiza que todo el mundo tenga acceso a las últimas actualizaciones y elimina la necesidad de constantes comprobaciones o conversaciones repetitivas.

La comunicación síncrona no encaja del todo en un entorno de trabajo a distancia (al menos no tanto como las comunicaciones asíncronas, aunque también tiene su lugar). De hecho, la comunicación sincrónica puede ser beneficiosa para la toma de decisiones rápidas y el feedback inmediato. Así que todo es cuestión de equilibrio y de saber cuándo aplicar cada una de ellas.

¿Cómo implantar la comunicación asíncrona en tu empresa?

La transición a la comunicación asíncrona puede cambiar las reglas del juego de tu equipo remoto. Aquí tienes algunos pasos que te ayudarán a hacer el cambio:

• Establece expectativas: Comunica claramente a tu equipo las ventajas de la comunicación asíncrona y establece directrices sobre tiempos de respuesta y disponibilidad. Anima a los miembros del equipo a priorizar su trabajo y a gestionar sus horarios con eficacia.
• Elige las herramientas adecuadas: Selecciona las herramientas adecuadas para facilitar la comunicación asíncrona en tu empresa. Hablaremos de esto con más detalle en la siguiente sección.
• Establece una jerarquía de comunicación: Determina qué tipos de comunicación se adaptan mejor a los métodos síncronos o asíncronos. Por ejemplo, utiliza la comunicación asíncrona para actualizaciones y discusiones de proyectos, y reserva la comunicación síncrona para asuntos urgentes o sesiones de brainstorming.
• Anima una cultura de confianza y autonomía: Permite que los miembros de tu equipo se responsabilicen de sus tareas y tomen decisiones de forma independiente. Esto ayudará a reducir la necesidad de controles y aprobaciones constantes.

Herramientas que necesitarás tener

Los equipos distribuidos necesitan herramientas más que cualquier otro tipo de plantilla y, esto es especialmente importante si quieres que la comunicación asíncrona funcione. Echemos un vistazo a los requisitos mínimos para tener éxito:

• Herramientas de gestión de proyectos: Plataformas como Trello, Monday y Basecamp permiten a los miembros del equipo colaborar y hacer un seguimiento del progreso sin necesidad de comunicarse en tiempo real.
• Aplicaciones de mensajería instantánea: herramientas como Slack y Microsoft Teams ofrecen funciones de mensajería asíncrona, lo que permite a los miembros del equipo enviar mensajes y responder cuando les convenga.
• Plataformas para compartir archivos y colaborar: Herramientas como Google Drive y Dropbox facilitan el intercambio y la colaboración en documentos, eliminando la necesidad de intercambios constantes de correo electrónico.
• Herramientas de comunicación por vídeo: Plataformas como Loom y Vimeo Record permiten a los miembros del equipo grabar mensajes de vídeo o screencasts, lo que permite una comunicación más profunda sin necesidad de interacción en tiempo real.

Puedes implementar cualquier otra herramienta que consideres adecuada para tu organización. De este modo, tu empresa estará bien equipada para garantizar una forma de trabajo productiva y eficaz para tus equipos remotos.

De hecho, para complementar una efectiva comunicación asíncrona, algunos estudios recomiendan a los equipos remotos reunirse presencialmente al menos 20% de su semana. La herramienta ideal para mantener la flexibilidad entre tu equipo y al mismo tiempo incentivar la colaboración es Pluria

¿Cómo medir el éxito?

Para determinar el éxito de tu estrategia de comunicación asíncrona, céntrate en estos dos objetivos principales:

1. Mayor velocidad: Verifica que los proyectos avancen con mayor rapidez y eficacia gracias a la comunicación asíncrona.
2. Trabajo a distancia integrado: Evalúa si los trabajadores remotos se sienten conectados y comprometidos con el equipo, contribuyendo a un entorno de trabajo más cohesionado.

He aqui cómo puedes medir el éxito de tu programa de comunicación asíncrona:

Supervisa el flujo del proyecto: Controla los plazos, los hitos y el progreso general del proyecto. Busca mejoras en la eficacia y la velocidad como resultado de haber adoptado la comunicación asíncrona.

Recopila las opiniones de los empleados: Recopila periódicamente las opiniones de los miembros del equipo sobre sus experiencias, retos y sugerencias a la hora de comunicar. Presta atención a cualquier preocupación o idea que compartan.

Evalúa el compromiso de los trabajadores remotos: Evalúa el nivel de implicación y satisfacción entre los miembros del equipo remoto, asegurándose de que se sienten integrados y valorados.

Analiza la calidad de la colaboración: Examina la calidad de la colaboración y la toma de decisiones dentro del equipo. La comunicación asíncrona debería fomentar debates más reflexivos y exhaustivos.

Ajustar y adaptar: Sé flexible y abierto a realizar ajustes en tu estrategia de comunicación. Si es necesario, incorpora métodos de comunicación síncrona, como reunirte en un coworking o café para abordar situaciones o retos específicos.

Seleccionando cuidadosamente las herramientas, formando al equipo y supervisando el flujo del proyecto y los comentarios de los empleados, podrás optimizar tu estrategia de comunicación asíncrona y mejorar la sostenibilidad del trabajo a distancia, al mismo tiempo que implementas herramientas de trabajo sincrónico como la App Pluria.