Când vrei să-ți iasă evenimentul perfect…și constați că nu poți controla totul

Anca Șerban

5 minute de citit

Cu ceva ani în urmă am organizat niște evenimente în afara țări, în Viena, participanții erau din mai multe țări și era mai simplu să îi aduci pe toți acolo. Candidate pentru onoarea de a ne găzdui erau niște lanțuri mari de hoteluri, dar cum nu știam nici ce săli au, nici ce oferă și la ce preț, m-am pus pe căutat informații și trimis emailuri.

Toată acțiunea asta de găsit sala potrivită pentru un eveniment de o zi s-a transformat într-un mega proiect: informațiile veneau pe bucățele, comunicarea era greoaie, plus neașteptat de multă birocrație pentru ceva ce părea destul de simplu.

În unele cazuri nu găseai poze pe site-ul hotelului cu sălile de conferințe sau erau poze, dar nu îți dădeai seama ce sală e, câte locuri are la diverse aranjamente (amfiteatru, classroom, U Shape), trebuia să verifici cu locația fiecare chestie în parte (Aveți podium? Dar microfon?), apoi îți răspundeau cu detaliile, îți făceau oferta, mai verificai să fie totul inclus, să nu fi uitat carecumva cafeaua (Doamne ferește!).

În sfârșit, ajunși la momentul plății unui avans, m-am lovit de o altă problemă, ei voiau cu cardul, contabilitatea noastră voia cu OP, a început un ping-pong între noi și ei, mica piedică a devenit un bolovan și cu mare greutate am reușit să trecem peste dânsul.

Vreo 2-3 luni m-am ocupat doar de evenimentul ăsta, care trebuia să iasă perfect. Emoții o grămadă, verificat și răsverificat fiecare detaliu, pregătit materiale, luat bilete de avion ca să ajung acolo cu o zi înainte, să am timp să verific că e totul în regulă. În ziua plecării, în drum spre aeroport, primesc o notificare pe telefon de la agenție: zborul a fost anulat! Piloții făcuseră nu știu ce grevă, la plecări era haos, nimeni nu ne zicea nimic. Eram un grup mai mare și dintre noi toți a reușit să plece o singură persoană, cu un zbor cu o escală ciudată, dar care ajungea, de bine de rău, în Viena. Toți ceilalți, a doua zi.

Nu doar că n-am ajuns mai devreme ca să verific că e totul OK cu sala, ci am ajuns exact când începea evenimentul! Ce perfect, nici nu știam de ce să mă apuc mai întâi! Morala e că nu poți controla totul oricât te-ai strădui să iasă perfect, dar îți poți face viața mai ușoară folosind servicii special gândite pentru asta: o singură interfață pentru zeci de săli de ședințe, rezervare ușoară direct din telefon, o singură factură pentru toate.

Voi ce fel de lucruri căutați când aveți nevoie de o sală pentru o ședință sau un eveniment?

Abonează-te la newsletter-ul nostru

Prin abonarea la newsletter, ești de acord cu politica de confidențialitate.

Scris de Anca Șerban

Contributor

Om de marketing și blogger de călătorii, m-am specializat în ultimul an în ”work from anywhere” și lucrez remote din alte țări, indiferent că e America de Sud sau insulele Azore.

Fii primul care lasă un comentariu

Lasă un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *